Angebote erstellen und verwalten

einfache Suche – hier befinden sich alle nicht abgeschlossenen Angebote
erweiterte Suche – hier befinden sich unter anderem auch alle abgeschlossenen Angebote (mit Status Auftrag erhalten und Auftrag nicht erhalten)
Suche nach der Referenznummer – die Suche erfolgt nach der Referenznummer unabhängig vom Angebotsstatus

Zum Editieren des Angebots klicken Sie auf das Stift/Mutieren-Symbol rechts. Die Angebotsübersicht enthält Daten zum Angebotsstatus (Chance des Angebots sowie Bearbeitungsstand).

Angebotsstatus und Bearbeitungsstand

Die Angebote können verschiedene Status haben: Angebot nicht erhalten (0%), Angebot geringe Chance (20%), Angebot mittlere Chance (50%), Angebot hohe Chance (80%), Auftrag erhalten (100%) – in Klammern ist die Chance des Angebots angegeben. Die Status werden in den Angebotseinstellungen hinterlegt.

Ja nach dem Bearbeitungsstand werden die Angebote mit verschiedenen vorangestellten Symbolen gekennzeichnet:

Ausrufezeichen im gelben Dreieck – Angebotsabgabe ist überfällig (Das Angebot wurde nicht fertiggestellt)

Sanduhr – das Angebot wurde fertiggestellt und ist eine vorgegebene Zeit noch gültig.

i-Symbol im blauen Kreis – das Angebot wurde fertiggestellt, ist aber nicht mehr gültig.

Auftrag erhalten – Das Angebot wurde akzeptiert und es wurde ein Auftrag erfasst.

Auftrag nicht erhalten – das Angebot wurde abgelehnt.

Der Bearbeitungsstand wird auch im Angebot vor der Angebotsnummer angezeigt.

Der Status des Angebots kann in den Grunddaten gewählt / geändert werden (die Status werden aufsteigend angezeigt – von 0% bis 100% Chance der Umsetzung).

Der Status wird unter Anderem über das Register Aufträge geändert:

Beim Klicken auf +Kundenauftrag wird ein neuer Auftrag erfasst und das Angebot erhält den Status Auftrag erhalten.
Das Klicken auf Nicht erhalten setzt den Status Auftrag nicht erhalten.

Neues Angebot erfassen

Neues Angebot aus der Adressenliste

Ein neues Angebot kann aus der Kundenadressenübersicht erfasst werden. Finden Sie die gewünschte Adresse und über das Menü in der Adressenzeile rechts kommen Sie zum Menüpunkt Angebot erfassen.

Neues Angebot aus der Kundenadresse

Ein neues Angebot kann aus dem Kontakt über das Register Angebot erstellt werden – klicken Sie auf den Button +Neues Angebot.

Neues Angebot aus der Angebotsverwaltung

Ein neues Angebot kann auch aus dem Modul Angebotsverwaltung über den Button Neu erfasst werden.

Daten des neuen Angebots eingeben

Zuerst muss eine Kunden- oder Objektadresse aus dem Adressenbuch gewählt werden.

Nun öffnet sich die Eingabemaske zur Erfassung von Grunddaten des neuen Angebots. Die Pflichtfelder sind grün markiert.

Angebotscode – die fortlaufende Grundnummer wird vom System automatisch gesetzt; im zweiten Feld kann ein zusätzlicher Angebotscode angegeben werden
Abteilung – die Abteilung sowie der Angebotsersteller werden vom System automatisch ausgefüllt
Angebotsart – wird vom DropDown gewählt: Angebot, Angebot zu Abgebot, Nachtragsangebot, Auftragsbestätigung, Kostenschätzung.

Gemäss der gewählten Angebotsart wird beim Freigeben des Angebots ein entsprechendes Dokument abgelegt:

Angebotsstatus – mehr dazu lesen Sie oben im Kapitel Angebotsstatus und Bearbeitungsstand
Die Kunden-, Objekt- und Rechnungsadressen können identisch oder unterschiedlich sein.

Wurde beim Erfassen der Adresse ein Kommentar im Feld Hinweis für das Angebot angegeben, erscheint dieser im Rahmen unter der Adresse.

Kontakt (Name) – falls nicht bekannt / vorhanden, einen Strich setzen
Abgabetermin – das System wird kontrollieren, ob das Angebot vor dem Abgabetermin fertiggestellt wurde. Beim Verzug erscheint das Ausrufezeichen vor dem Angebot
Angebotsgültigkeit – wenn nicht angegeben, wird das Angebot 30 Tage gültig – es kann beim Freigeben / Fertigstellen des Angebots geändert werden
Auftragszeitraum – geplanter Zeitrahmen für die Auftragsabwicklung
Kontaktgrund – hier muss die Quelle des Angebots gewählt werden (diese Gründe werden unter Angebotseinstellungen verwaltet)
Betreff – Angebotsbezeichnung
Bemerkung – ist ein Kommentar, welcher für den Kunden auch sichtbar sein kann
Interner Text – ein Kommentar zum Angebot für den internen Gebrauch

Adressen mit dem Angebot verlinken

Ist das Angebot mit weiteren Adressen als Kundenadresse und Kundenkontakt verbunden, nutzen Sie dafür den Abschnitt Verlinkte Adressen zum Angebot. Somit können Sie mit dem Angebot mehrere Kontakte verknüpfen: sowohl Kunden- wie auch Lieferantenadressen (z.B. für ein Bauprojekt können beteiligte Architekt-, Verwaltungen- und Bürokontakte verknüpft werden).

Nach dem Ausfüllen von Grunddaten klicken Sie auf Speichern. Falls dem System einige Daten fehlen, wird es die Grunddaten nicht speichern, solange Sie die Daten nicht nachgetragen haben – es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Nach dem Speichern von Grunddaten werden weitere Register eingeblendet.

Angebotspositionen

Die Positionen des Angebots werden im Register Positionen erfasst.

(1) Als Erstes muss der grössere Bestandteil (Variante oder Leistungsgruppe bei mehreren Gruppen mit unterschiedlicher Zahlungsfrequenz). Hierfür im linken Feld die Nummer der Übergruppe / Variante vorgeben (bspw. A/B/C oder I/II/III), die Bezeichnung der Übergruppe im oberen und die Beschreibung im unteren Feld, die Frequenz der Bezahlung (total, total einmalig, total monatlich oder jährlich wiederkehrend), die Währung. Anschliessend auf Plus klicken.

Die Checkbox Neue Seite nach der Variante / Gruppe beginnt eine neue Seite nach der jeweiligen Variante / Gruppe im erstellten Angebot.

(2) Als Nächstes erfassen Sie die Gruppen von Leistungen innerhalb jeder Variante / Übergruppe. Das Prinzip ist analog der Variante.

(3) Jede Gruppe enthält einzelne Positionen / Artikel / Leistungen.

Die Positionen können aus dem Artikelstamm (Lupe-Symbol) oder den Favoriten (mehr dazu: Artikelfavoriten) übernommen sowie von einem anderen Angebot kopiert werden (Kopieren von).

Fürs Einfügen von Artikeln aus dem Artikelstamm finden Sie die gewünschten Artikel, geben die Anzahl an und klicken auf Übernehmen.

Die Suche von Angeboten beim Kopieren aus anderen Angeboten erfolgt über Angebots-, Varianten- und Gruppentext. Fürs Kopieren klicken Sie auf Plus in der jeweiligen Zeile. Die Positionen werden in der laufenden Gruppe eingefügt.

Wird der Artikel manuell erfasst, wird er mit dem Artikelcode 100 übernommen.

Jeder Artikel besitzt die Artikelnummer, den Artikeltext sowie eine Artikelbeschreibung falls vorhanden, die Mengenangabe, die Einkaufs- und Verkaufspreise mit dem MwSt-Satz falls hinterlegt.

Der Artikel kann hier rabattiert werden – dafür müssen der Prozentsatz sowie der Rabattgrund aus der Dropdown-Liste gewählt werden. Der Betrag wird dabei automatisch umgerechnet.

Der Betrag pro Position kann mit einer Anmerkung ersetzt werden: kostenlos, Alternative, optional, Richtpreis. Im Gesamtbetrag wird somit dieser Betrag nicht mit berechnet.

Die einzelnen Positionen können über Pfeile nach oben / unten verschoben werden.

Der Fusszeilentext im Angebot wird am Ende aller Varianten gedruckt. Meistens wird der Fusszeilentext für Konditionen oder Vereinbarungen zum Angebot genutzt.

Im Angebot kann auch eine elektronische Unterschrift verwendet werden. Diese ist als eine Grafikdatei in den Einstellungen abzulegen und im Feld Signatur (Unterschrift) zu wählen. Mehr dazu: Angebotseinstellungen.

Kalkulation zum Angebot

Globale Rabatte auf einzelne Varianten – Sowohl auf Merkmal bezogen wie auch über alle Positionen. Ebenfalls können Pauschalabzüge erfasst werden.

Grunddaten wie Artikelname etc zum Artikel – Preiskalkulation des Angebots. Die Kalkulationen sind jeweils ersetzend. Dies bedeutet, dass nur die letzte Kalkulation gültig ist.

Checklisten zum Angebot

Für das Angebot sowie für andere Objekte können Checklisten angelegt werden und beim Erstellen des Angebots werden sie ausgefüllt. Mehr über Checklisten: Checklisten anlegen

Untergeordnetes Angebot anlegen

Einem Angebot können weitere Angebote untergeordnet werden, die jedoch selbständig bleiben. Hierfür auf den Button Untergeordnetes klicken.

Die untergeordneten Angebote erscheinen im unteren Teil von Grunddaten:

Um bei der Suche die untergeordneten Angebote zu finden, muss die Checkbox “Untergeordnete Angebote auch anzeigen” angewählt werden:

Angebot kopieren

Um ein neues Angebot für den alten Kunden zu erstellen, kann das bestehende Angebot kopiert werden. Klicken Sie im Angebot auf Kopieren.

In der nachfolgenden Maske kreuzen Sie die nötigen Checkboxen an, je nachdem welche Daten zu kopieren sind.

Angebot freigeben

Sobald das Angebot fertig steht, muss es freigegeben werden. Somit betrachtet das System dieses als fertiggestellt und versendet. Klicken Sie hierfür auf den Button Freigabe im Register Positionen.

In der Pop-Up-Maske können Sie das voreingestellte Gültigkeitsdatum von 30 Tagen um weitere Tage verlängern (+30T, +60T, +90T).

Die Option PDF erstellen und in den Dokumenten ablegen wird das erstellte PDF im Reiter Dokumente speichern, woher Sie dieses an den Kunden versenden können.

Zum Drucken des Angebots aktivieren Sie die Checkbox Druckdialog öffnen.

Zum Beenden klicken Sie auf Ausführen.

Angebot versenden

Das abgelegte Dokument kann entweder direkt von hier geteilt oder kopiert und über Ihren E-Mail-Client versendet werden.

Zum Teilen klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Dokument teilen.

Dabei können Sie wählen, ob Sie das Angebot mit allen Dokumenten als Link in der E-Mail (mit Zugriff für alle Mail-Empfänger) oder als Link auf das Kundenportal (für den Zugriff nutzt der Kunde seine Anmeldedaten) versenden. Sie können auch nur das ausgewählte Dokument als Link versenden. Zum Versenden und Freigeben von Dokumenten auf Dokumente teilen und freigeben klicken.

Angebot zum Auftrag umwandeln

Wurde das Angebot vom Kunden akzeptiert, bestätigen Sie es mit Klick auf +Kundenauftrag im Reiter Aufträge.

Das Angebot erhält den Status Auftrag erhalten, wird mit einem grünen Symbol gekennzeichnet und es wird die Generierung des neuen Kundenauftrags gestartet. Aus jedem Angebot können beliebig viele Kunden- und Verkaufsaufträge generiert werden. Beim Generieren werden die Kundendaten vom Angebot kopiert.

Auftragsbestätigung erstellen

Um eine Auftragsbestätigung zu erstellen, ändern Sie die Angebotsart in den Angebotsgrunddaten auf Auftragsbestätigung.

Danach klicken Sie im Reiter Positionen auf den Button Freigabe und wählen die Option PDF erstellen und in den Dokumenten ablegen. Die Auftragsbestätigung wird in den Dokumenten gespeichert, woher Sie diese versenden können.