Artikel anlegen und verwalten | ems

Zum Anlegen eines neuen Artikels klicken Sie auf Neu+. In der öffnenden Maske müssen die grundlegenden Informationen hinterlegt werden (die Pflichtfelder sind grün hinterlegt: Artikeltext, Verkaufs- und Verpackungseinheiten sowie Artikeltyp).

Artikelcode: Standardmässig wird das System die nächst freie Nummer vorschlagen. Sie können jedoch diese Nummer beim Anlegen beliebig ändern. Die gewählte Nummer kann zwischen 1 und ca. 2mia liegen. Wir empfehlen jeweils Nummern mit 6 Stellen zu verwenden, damit diese immer gleich lange ist. Sie können so unterschiedliche Nummernkreise intern definieren und bei der Eingabe anwenden. Falls ein Artikel mit demselben Code schon existiert, erscheint eine Fehlermeldung.
Fremdnr: es kann eine zusätzliche firmeninterne Artikelnummer angegeben werden. (Die Suche nach der Referenznummer erfolgt sowohl nach dem Artikelcode wie auch nach der Fremdnr.)
Artikellabel: …

Hauptartikel – beim Anlegen eines untergeordneten Artikels (einer Variante in Grösse, Farbe, Geschmack usw) erscheinen in diesem Feld die Hauptartikelnummer sowie -bezeichnung. Mehr zu Artikelvarianten lesen Sie hier: Artikelvarianten.

Ursprungsland: zum Notieren des Herkunftslandes (z.B. IT, CH, DE)
Markenname: Herstellername / Brandname (die Markennamen werden unter Einstellungen der Artikel → Register Basisdaten → Markennamen zu Produkten hinterlegt und im Artikelprofil gewählt)
Gerätefamilie (sie werden unter Einstellungen der Artikel → Register Basisdaten → Gerätefamilien zu Produkten hinterlegt und im Artikelprofil gewählt)
Modellname: steht für ein Modell des Artikels

Nach Markennamen, Gerätefamilien, Modellnamen und Warengruppen erfolgt die erweiterte Artikelsuche, die die Suche in einem grossen Artikelkatalog erleichtert:

ARTIKELTYP (ohne Aktivierung eines Artikeltyps wird der angelegte Artikel inaktiv, ist bei der Suche nicht findbar und kann nur über den Artikelcode / Referenznummer gefunden werden!!!)

Verkaufsartikel: gilt für Verkaufsaufträge über das Kassensystem sowie über die OnlineShops
Material / Bestellartikel: gilt zum Erafssen als Material in den Kundenaufträgen sowie für die Bestands-/Lagerführung (zum Verfolgen vom Lagerbestand sowie zum Nachbestellen)
Serviceposition: zum Erfassen als Leistungen in den Kundenaufträgen
Abrechenbare Stunden: Kennzeichen von Verrechnungsarten (die Verwaltung von Verrechnungsarten erfolgt über die Einstellungen der Kundenaufträge → Register “Verrechungsarten” – mehr dazu: Verrechnungsarten)

Bestandesgeführter Artikel:
Erfordert Haltbarkeitsdatum: optional, wird bei Lebensmitteln verwendet
Erfordert Seriennummer: sobald Sie diese Funktion auf dem Artikel aktivieren, werden bei allen Logistikbewegungen die Seriennummern abgefragt (Pflichtfeld).

Abmessungen und Gewicht: falls es sich um einen virtuellen Artikel (Software) handelt, beim Klicken auf die Checkbox “Virtuell” werden die Abmessungen- und Gewichtseingabefelder ausgeblendet.

Verkaufseinheit: für die Artikel, die nur einzeln verkauft werden, kann die Checkbox “Nur einzeln verkaufbar” aktiviert werden
Verpackungseinheit: falls der Artikel nur packungsweise verkaufbar ist, wird hier die entsprechende Verpackungseinheit angegeben.

Warengruppe: anstelle von unterschiedlichen Nummernkreisen empfehlen wir Warengruppen anlegen und die Artikel in die Warengruppen unterteilen (Anlegen von Warengruppen erfolgt über die Einstellungen der Artikelverwaltung → Register Gliederung)
Artikeltext: die Artikelbezeichnung
Beschreibung: detaillierte Beschreibung des Artikels
Bemerkung: besondere Vermerke zum Artikel
Interner Text: dieser Text ist nur innerhalb des Systems ersichtlich

Eigenschaften

Referenz- und Zollnummern

EAN, GTIN und weitere Referenznummern zum Artikel

Eigenschaften des Artikels

Als Eigenschaften können Artikelvarianten dienen sowie Produkteigenschaften, nach welchen die Artikel gefiltert werden können (z.B. Bestandteile, Nährungswerte, Verpackungsart für Lebensmittel). Die auswählbaren Eigenschaften werden in den Einstellungen verwaltet (sieh mehr dazu: Artikelvarianten).

Einkauf

Einkaufskonditionen für den Artikel. Die Einkaufspreise können sowohl bei den Lieferantenaufträgen wie auch bei den Materialumbuchungen verwendet werden.

Einkaufsdaten

Hier werden die Einkaufsinformationen hinterlegt:

Einkaufspreis-Gültigkeit: von-bis
Warenlieferant
Kosten: falls der Artikel im Ausland eingekauft wird, wird der Preis auchtomatisch in die einheimische Währung umgerechnet
Rabatte: der vom Lieferanten gewährte Rabatt vom Katalogpreis
vRG: vorgezogene Recyclinggebühr
Kosten exkl. MwSt
MwSt: anfälliger MwSt-Satz
Bestand beim Lieferanten

Beim Datenimport der Lieferantenpreisliste werden die Einkaufspreise automatisch beim Datenimport importiert (Datenimport).

Zum manuellen Anlegen von Einkaufsdaten klicken Sie auf Plus, wählen den Lieferanten von Ihren Lieferantenadressen und füllen die erscheinende Maske aus:

Von-Gültigkeit: ab jetzt oder eine Zeitangabe in der Zukunft
Bis-Gültigkeit: kann zeitlich begrenzt werden (ansonsten wird mit dem nächsten Einkaufspreis überschrieben)
Organisation: leer lassen
Priorität: ist so gut wie die laufende Nummer des Einkaufspreises, denn es können mehrere Einkaufspreis hinterlegt werden
Lieferant: gewählter Lieferant
Einkaufspreis: “Netto”-Preis, nach dem Rabatt (Einkaufspreise werden in der Währung erfasst, in welcher die Ware bezahlt wird).
Rabatt in %: erste und zweite Rabattstufe (Normaler Rabatt = Rabattstufe 1 /im ersten Feld eintragen/; zusätzlicher (Projekt)Rabatt = Rabattstufe 2. Die Rabattstufen werden nacheinander berechnet)
vRG befreite Artikel (von der vorgezogenen Recyclinggebühr befreite Artikel)
MwSt.: aus der DropDownListe wählen (für die im Ausland eingekauften Artikel beträgt die MwSt. 0%)
Externes Lager: Bestand im Lieferantenlager

Das Symbol Struktur / Hierarchie unter den Einkaufspreisen steht für Artikelbundles.

Bestellungen

Dieses Unterkapitel enthält Informationen über Bestellungen des Artikels bei den Lieferanten.

Warenwirtschaft

Dieses Register ist nur bei der aktivierten Lizenz Warenwirtschaft vorhanden.

Warenbestände

Warenbestände, welche durch die Warenwirtschaft geführt werden.

Bestandesgeführte Artikel (mit aktivierter Checkbox “bestandesgeführter Artikel”) werden mit Bestandsangabe pro Lagerplatz, mit Seriennummer und Ablaufdatum falls vorhanden, angezeigt.

Es kann hier Mindest- und Sollbestand hinterlegt werden: auf Stift klicken. Das System wird automatisch die fehlende Menge nachbestellen.

Warenflussbeleg

Alle zum Objekt gehörenden Warenflussbelege.

Inventurbelege

Alle Inventurbelege, welche diesen Artikel beinhalten.

Verkauf

Verkaufspreis

Verkaufspreis, welcher auf dem Kassensystem und in den Kundenaufträgen angewendet wird.

Beim Anlegen eines neuen Preises werden folgende Daten erfasst:

Von-Datum: es kann ab jetzt oder ab einer Zeit in der Zukunft angelegt werden
Bis-Datum: entweder termnineren oder es wird mit dem nächsten Einakufspreis überschrieben
Organisation: es kann ein filialenbezogener (abteilungsspezifischer) Preis hinterlegt werden; ohne Organisationsangabe gilt der Preis für alle Filialen und wird mit *** markiert
Kennzeichen: …
Verkaufspreis: der Preis wird exkl. MwSt. im grünen Feld eingegeben; der MwSt.-Satz wird aus der DropDown-Liste gewählt.
Preisempfehlung: …
Checkbox “Artikel darf nicht rabattiert werden” – wenn nicht aktiviert, kann der Preis direkt beim Verkauf durch den Verkäufer rabattiert werden (Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet))
Checkbox “Der Artikelpreis kann nicht verändert werden” – normalerweise ist diese Checkbox angewählt, somit ist der Preis fix und kann beim Verkauf nicht geändert werden. (Im Screenshot unten ist die Checkbox deaktiviert – der Preis ist abänderbar) (Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet))

OnlineShop

Einstellung, wie und an welchem OnlineShop der Artikel publiziert wird.

Der Abschnitt “OnlineShop” wird sichtbar erst nach der Aktivierung einer entsprechenden Schnittstelle. Mehr dazu lesen Sie hier: Anbindung WooCommerce

Der Artikel muss als Verkaufsartikel markiert sein, damit er für den OnlineShop bereitsgestellt werden kann.

Spezialfunktion: Die unter Specialfunktionen definierten Einstellungen sind abhängig ihres Theme und funktionieren nur mit bestimmten Themes und Plugins.
Bestellbarkeit: Die “Bestellbarkeit” definiert, wie ein Artikel, welcher nicht auf Lager is,t behandelt wird: nicht bestellbar (…); nicht bestellbar, mit Warteliste (…); ohne Bestand deaktiviert (…); Nachlieferung zulässig (das Produkt ist nicht am Lager, jedoch bestellbar).
Checkbox “Übergreifender Lagerbestand“: berücksichtigt alle Lager
Checkbox “Lieferantenlager berücksichtigen”: berücksichtigt das Lager des Lieferanten

Promotionen zum Verkaufspreis

Promotionen, welche den Verkaufspreis entsprechend reduzieren (bspw. ein Ausverkauf oder eine zeitlich begrenzte Rabattierung). Es können Aktionen für Artikel mit ablaufenden Haltbarkeisdaten automatisch angelassen werden.

Dokumente

Es werden alle zum Objekt abgelegten Dokumente angezeigt (z.B. Artikelbeschreibungen, Flyer, Zertifikate u.Ä.). Neben den Dokumenten können Sie auch Vorlagen abrufen. Nutzen Sie jedoch für das automatisierte Ausfüllen von Office-Vorlage den ems Client.

Tagebuch

Tagebuch zu diesem Objekt. Im Tagebuch werden alle Ereignisse zum entsprechenden Objekt festgehalten. Dabei werden vom System erfasste Ereignisse und vom Benutzer erfasste Ereignisse unterschieden. Das System erfasst Einträge zu Bearbeitungsvorgängen (Vorgänge am Artikel). Einträge vom Benutzer können terminiert werden und nach der Erledigung als abgeschlossen gekennzeichnet werden (z.B. Aufgabe für den Mitarbeiter, die Aktion für den Artikel durchführen oder Ähnliches).