Zum Erfassen einer neuen Kundenadresse klicken Sie auf das Plus-Button.
Grundaten zur Kundenadresse
Die Felder der Grundaten sind die folgenden (sie unterscheiden sich abhängig von der gewählten Adressgruppe):
- Adresscode – die Adresse erhält automatisch die laufende ems Nummer; Sie können zusätzlich eine eigene Kundennummer angeben (die Adresssuche erfolgt dann nach beiden Nummern);
- Farbencodierung – wenn gewählt, wird die Kontaktnummer in der Kundenadressliste sowie die Kundenadresse selber im Auftrag / Angebot / Rechnung in diese Farbe gefärbt;
- Adressgruppe – dies ist ein Pflichtfeld; es wird der Kontakttyp gewählt: Interne Adresse, Konzernstruktur, Kundenkontakt /Mitarbeiter des Kunden/, Mitarbeiteradresse /Mitarbeiter des eigenen Unternehmens/, Objektadresse /z.B. Baustellenadresse/, Rechnungsadresse Firma /wenn der Kontrahent ein Unternehmen ist/, Rechnungsadresse Privat /wenn der Kontrahent eine Privatperson ist/.
Adressgruppen können editiert / hinzugefügt / gelöscht werden: Kundenadressen → Drei-Punkte-Menü oben rechts → Einstellungen → Kundenadressgruppen. Adressgruppen “Rechnungsadresse Firma” und “Rechnungsadresse Privat” können nicht gelöscht werden (Systemgruppen). Wie die Icons der einzelnen Gruppen in der Version X3 zu hinterlegen sind, lesen Sie hier: Bilder, Logos und Symbole (Icons).
- Firmenname
- Firmenzusatz
- Abteilung
- MwSt.Code
- Anrede: Frau, Frau und Frau, Frau und Herr, Herr, Herr und Frau, Herr und Herr / Titel: Dr., Dr. med., Dr. med. dent., Dr. phil., Prof., Prof. Dr., Prof. Dr. med., Dipl.-Ing., Dipl.-IngIn.
- Vorname / Name
- Privatzusatz
- Funktion
- Beruf
- Geburtsdatum
- Postfach (Postfach / Case Postale / Casella postale / PO Box )
- Postfach-Plz
- Strasse / Nr. – Die Hausnummer wird automatisch ins eigene Feld übertragen
- Adresszusatz – z.B. zusätzliche Strasse fürs Haus an der Kreuzung
- Bundesland / Kanton – wenn angegeben, kann die Adresse nach dieser Eigenschaft gefiltet werden
- Land / PLZ / Ort
- Sprache – die an diesen Kontakt zu versendenden Dokumente, die im System erstellt werden (wie Rechnungen, Checklisten ua), werden automatisch in dieser Sprache versendet
- Homepage – muss mit http:// bzw. https:// anfangen
- Telefon Zentrale – für die Nummernkontrolle das Landkürzel angeben
- Direktwahl – für die Nummernkontrolle das Landkürzel angeben (es können 2 Nummern angelegt werden)
- Mobiltelefon – für die Nummernkontrolle das Landkürzel angeben (es können 2 Nummern angelegt werden) – das System überprüft, dass die Vorwahl dem Format einer Mobiltelefonnummer entspricht
- Telefax – für die Nummernkontrolle das Landkürzel angeben
Für jeden Kontakt kann ein Foto oder ein Bild hinzugefügt werden (über Drag&Drop oder über Select File).
- Bemerkung – z.B. womit sich die Firma befasst bzw. besondere Angaben zum Mitarbeiter
- Hinweis (Angebot) – erscheint im Angebot unter den Kundenadressen – was bei der Angebotserstellung beachtet werden muss
- Hinweis (Auftrag) – erscheint im Auftrag unter den Kundenadressen – ein Hinweis für die Auftragserfassung/-abwicklung
- Hinweis (Rechnung) – erscheint in der Rechnung unter den Kundenadressen – ein Vermerk für die zukünftige Rechnungsstellung
Erweiterte Eigenschaften
Damit die Kundenadressen nach gewissen Eigenschaften gefiltert werden können (Kontaktkategorie /Behörde, Bank usw/, Branche, besondere Arten der Kontakte, Mitgliedschaft in Vereinen oder Angehörigkeit zu gewissen Strukturen usw), wie folgt vorgehen:
- die Eigenschaften anlegen (Kundenadressen → Drei-Punkte-Menü oben rechts → Einstellungen → Zusätzliche Eigenschaften);
Eigenschaft anlegen: Übertitel+Bezeichnung, Eigenschaftentyp, Einheit je nach Typ → Plus zum Speichern
- die Eigenschaft dem Kontakt zuteilen (damit die Suche nach der Kontakteigenschft möglich wird – wobei ist es egal, ob sie aktiviert/angehakt oder nicht ist).
