Rechnungspositionen können aus den Ursprungsbelegen automatisch übernommen werden. Ursprungsbelege können Angebote, Verkaufsaufträge oder Kundenaufträge sein.
Die Option “aus Angebot” steht nur zur Verfügung, wenn sich auch ein Angebot zum Auftrag befindet.
Übernehmen aus Angebot
Nach dem Klicken auf “aus Angebot” öffnet sich ein Dialog mit allen Varianten und Gruppen aus dem Angebot. Standardmässig sind alle Zeilen markiert. Entfernen Sie die “Häken” von den nicht gebrauchten Gruppen oder Varianten.
Mit Klick auf “Übernehmen” werden alle Daten aus dem Angebot ausgelesen und in die Rechnung übertragen. Alle Positionen können danach beliebig angepasst werden.
Optionale und kostenlose Positionen werden nicht übernommen.
Übernehmen aus Auftrag
Mit Klicken auf “aus Auftrag” wird der nachfolgende Dialog geöffnet
Zeitraum Anpassen (1)
Unter dem Punkt 1 können Sie wählen, ob das System den Leistungszeitraum der Rechnung (siehe Grunddaten) automatisch anpassen soll.
Das dynamische Anpassen bedeutet, dass der Zeitraum automatisch auf die vorhandenen Einträge angepasst wird. Als Beispiel kann ein Servicerapport Stunden am 2.12.2020, 5.12.2020 und 12.12.2020 enthalten. Nun passt das System automatisch den Zeitraum auf den 2.12.2020 – 12.12.2020 an. Auch wenn der Auswahlzeitraum beispielsweise vom 01.12.2020 bis 31.12.2020 gewählt wurde.
Die Option der fixen Anpassung bedeutet, dass der gewählte Zeitraum fix übernommen wird. Beispielsweise werden Daten vom 01.12.2020 – 31.12.2020 übernommen, so wird der Zeitraum ebenfalls auf 01.12.2020 – 31.12.2020 gesetzt. Unabhängig, ob es dabei Einträge gibt oder nicht. Werden mehrere unterschiedliche Zeiträume verwendet, so wird das erste und letzte Datum übernommen. Wird die Auswahl nicht angepasst, so findet auch keine Anpassung des Zeitraums statt.
Daten übernehmen (2)
Im Abschnitt 2 können Sie alle gewünschten Daten auswählen, welche übernommen werden sollen. Dies kann durch Eingabe des Datums eingegrenzt werden.
Sobald Sie die entsprechende Selektion anwählen, können die Daten entspechend angepasst werden. Die Nummer und der Text entsprechen dabei der Gruppennummer und dem Gruppentext in der Rechnung. Mit der entsprechenden Gruppennummer können Sie auch die Sortierung in der Rechnung steuern.
Vorgaben Speichern
Möchten Sie, dass die gewählten Einstellungen erhalten bleiben, so klicken Sie auf das Sternsymbol. Die Einstellungen werden nun systemweit gespeichert. Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise die Zeiterfassung immer mit dem Gruppennamen “Stunden” zu verwenden.