Zum Versenden von Benachrichtigungen (Freigabe von Zeiterfassung und Zeitgesuchen) sowie E-Mails (Angebote, Rechnungen, Artikelversand) werden die Textvorlagen verwendet, die im System für jeden einzelnen Fall hinterlegt werden.
Beschreibung von Textvorlagen
Textvorlagen sind standardisierte Texte, welche vom ems System verwendet werden.
Um Textvorlagen dynamisch zu gestalten, werden Textmarken innerhalb der Texte verwendet. So wird beispielsweise der Text “Guten Tag {Salutation} {LastName}” zu “Guten Tag Herr Meier”. Mehr dazu hier.
Textvorlagen bearbeiten
Textvorlagen können Sie im Benutzermenü (oben rechts) unter dem Punkt “Systemeinstellungen” bearbeiten. Um Textvorlagen zu bearbeiten, benötigen Sie die Rechte als Systembetreuer (Administrator). Alle Einstellungen sind über das ganze System gültig und werden beim Anmelden an das System geladen.
In der neuen Version 3 wird es möglich, die Textvorlagen in mehreren Sprachen abzulegen (Spalte Übersetzungen). Beim E-Mail-Versand wählt das System selber die Sprache des E-Mail-Textes anhand der Sprache der zugehörigen Kundenadresse.
Die Textvorlage kann entweder wie ein gewöhnliches E-Mail von Hand sowie als eine HTML-Datei in einem Designer, wie zum Beispiel Stripo, erstellt und hochgeladen werden.
Liste der gültigen Textvorlagen im ems System:
| ID | Bezeichnung | Unterstütze Textmarken | Menüpunkt (Stammdaten) |
|---|---|---|---|
| 1 | Email für Lieferantenauftrag | . | |
| 2 | XML Struktur für Lieferantenauftrag | . | |
| 100-109 | Belege für Kassensystem | . | |
| 110-119 | Vorlagen für Serviceartikel | . | |
| 200 | Outlook default Signatur | . | |
| 400-449 | Vorlagen für Meldungen aus Ticketsystem | . | |
| 451 | Vorlage für Abschluss-Meldung aus Ticketsystem | . | |
| 5501 | Nachricht Lieferung mit Trackingcode (komplett / Bestellung abgeschlossen) | Kundenadresse & {IdentCode} & {TrackingUrl} & {ObjectCode} | Warenwirtschaft |
| 5502 | Nachricht Lieferung mit Trackingcode (Teillieferung) | Kundenadresse & {IdentCode} & {TrackingUrl} & {ObjectCode} | Warenwirtschaft |
| 5511 | Nachricht Lieferung Abholbereit (komplett / bestellung abgeschlossen) | Kundenadresse & {ObjectCode} | Warenwirtschaft |
| 5512 | Nachricht Lieferung Abholbereit (Teillieferung) | Kundenadresse & {ObjectCode} | Warenwirtschaft |
| 9100-9199 | Standardtexte für Kopftexte bei Kundenrechnungen | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” | Kundenrechnungen |
| 9200-9299 | Standardtexte für Fusstexte bei Kundenrechnungen | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” | Kundenrechnungen |
| 9400-9449 | Standardtexte für elektronischen Rechnungsversand per Email | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” & {PortalURL} | Kundenrechnungen |
| 9450-9499 | Standardtexte für elektronischen Rechnungsversand ins Kundenportal | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” & {PortalURL} | ENTFÄLLT ab Ver.3 |
| 9501 | Standardtext für den Rechnungsversand per Email (auto. und manuell) | {InvoiceCode}, {OrganisationCompanyName} | Kundenrechnungen |
| 13001 | Vorlage für Workflow Start aus Ticketsystem | . | |
| 13200-13299 | Standardtexte für Fusstexte bei Lieferscheinen | ||
| 14100-14199 | Standardtexte für Kopftexte bei Angeboten (Varianten) | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” | Angebotsverwaltung |
| 14200-14299 | Standardtexte für Fusstexte bei Angeboten | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” | Angebotsverwaltung |
| 14400-14449 | Standardtexte für das Teilen von Dokumenten im Angebote per Email | Angebotsdaten, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” | Angebotsverwaltung |
| 14450-14499 | Standardtexte für das Teilen von Dokumenten im Angebote über das Kundenportal | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” & {PortalURL} | ENTFÄLLT ab Ver.3 |
| 14501 | Standardtext für den Angebotsversand per Email | Angebotsdaten, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” | Angebotsverwaltung |
| 15001 | Vorlage für Kundenportal: Neues Dokument zu Kundenauftrag | . | |
| 15400-15449 | Standardtexte für das Teilen von Dokumenten im Kundenauftrag per Email | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” & {PortalURL} | |
| 15450-15499 | Standardtexte für das Teilen von Dokumenten im Kundenauftrag über das Kundenportal | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” & {PortalURL} | |
| 16001 | Vorlage für Kundenportal: Neuer Login erstellt | . | Kundenadressen |
| 16011 | Vorlage für Kundenportal: Passwort zurückgesetzt | . | Kundenadressen |
| 18001 | Vorlage für Outlook Sync: Formatierung Kalendereinträge | . | |
| 20400-20449 | Standardtexte für das Teilen von Dokumenten per Email | Kundenadresse, Mitarbeiterdaten mit Prefix “User” & {PortalURL} | |
| 29100-20199 | Standardtexte für Benachrichtigungen bei Rollenberechtigungen | . | Berechtigungsrollen |
Informationen zu den Textmarken finden sie hier: Textmarken