Mitarbeiterprofil bearbeiten | ems

Abhängig der genutzten Lizenzen/Funktionen kann das Mitarbeiterprofil verschiedene Register enthalten, die nach Wunsch und Bedarf mit vielfältigen Daten gefüllt werden können.

Grunddaten

Die Grunddaten sind in der Anleitung Neues Profil anlegen ausführlich beschrieben.

Erweiterte Eigenschaften

Fall Sie eine aktive Lizenz der erweiterten Mitarbeiterverwaltung besitzen, können Sie für jedes Mitarbeiterprofil erweiterte Eigenschaften (Kategorien) hinzufügen. Mit diesen aktivieren Sie Eigenschaften, welche zum Filtern von Mitarbeitern dienen können.

Die Eigenschaften werden in den Einstellungen der Mitarbeiterliste hinterlegt. Die Eigenschaft hat einen Titel und eine Bezeichnung sowie eine Eigenschaft, die von verschiedenen Formaten sein kann: Einzeiliger Text, Auswahlliste, Datum, Ankreuzfeld, Dezimalzahl mit Einheit ua.

Generell können die Eigenschaften für 3 Objekte hinterlegt werden: Kundenadressen, Mitarbeiter, Lieferantenadressen. Die drei Kontrollkästchen vor der Eigenschaft entsprechen diesen 3 Objekten. Je nachdem welches Kästchen aktiviert ist, erscheint die Eigenschaft in der Eigenschaftssuche des Objekts.

Beim Hinterlegen der Eigenschaft wird die Objektkategorie automatisch gesetzt, je nachdem über welches Modul die Einstellungen geöffnet wurden.

Die Eigenschaft kann eine Bezeichnung (oberes Feld – Gruppenbezeichnung, unteres Feld – Bezeichnung der Eigenschaft), den Typ (ergänzbar mit einem Standardwert oder einer Auswahlliste) und eine Einheit für gewisse Typen (Ganz- und Dezimalzahl) enthalten.

Entwicklung

Zuteilung zu Stellen (Besetzungsplan)

Aus- und Weiterbildung sowie Funktionen

…

Kaderstufe oder Seniorität des Mitarbeitenden

Privatdaten

Private Daten

Neben den geschäftlichen Daten im Register Grunddaten können auch private Daten der Person erfasst werden (wie private Anschrift, Kontaktdaten, Zivilstand, Bankverbindung ua). Privatdaten werden nur für die Lohnbuchhaltung zwingend benötigt.

Beziehungen des Mitarbeitenden und Notadressen

Für Notfälle haben Sie die Möglichkeit, Notadressen oder gesetzliche Vormunde zu erfassen.

Berechtigungen

Benutzernamen für die Anmeldung am ems System

Soll der Mitarbeitende selber Daten erfassen, wird dafür ein Login benötigt. Um ein neues Login für die ems Anwendung zu erstellen, klicken Sie auf Plus.

Wie die Authentifizierungen am Terminal hinterlegt werden, erfahren Sie hier: Datafox Terminals und ems Terminals (TT5, MT7)

Das vom System generierte Passwort ist unter den Benutzernamen sichtbar. Sobald es vom Benutzer geändert wird, wird es unsichtbar/verschlüsselt.

(1) ems integrierte Anmeldung mit Benutzername und Passwort. Standardmässig wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterprofil als Benutzername genommen und ein Passwort vom System generiert. Sowohl der Benutzername wie auch das Passwort können an der Stelle beliebig geändert werden.

Die Aktivierung der Checkbox “Ein Wechsel des Passworts ist erforderlich” zwingt den Benutzer beim ersten Einloggen das Passwort zurückzusetzen.

Die Aktivierung der Checkbox “Informationen zu Benutzername und Passwort per E-Mail zusenden” ermöglicht die Zusendung der Logindaten an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese Option ist nur dann möglich, wenn eine E-Mail-Adresse im Profil des Mitarbeitenden hinterlegt ist. Sonst muss beim Aktivieren die E-Mail-Adresse von Hand eingegeben werden.

Der Benutzername dieses Typs hat in der Liste der Benutzernamen den Logon-Typ “DATABASE”.

(2) Anmeldung mit Microsoft-Account (Privat-, Schul- oder Office 365 Anmeldename) – es muss die E-Mail-Adresse des Microsoft-Accounts angegeben werden.

Bei der Authentifikation über Microsoft können sowohl Unternehmensaccount (Azure AD), Schulaccount, wie auch Microsoft (ehemals Live-Account) verwendet werden.
Nach der erfolgreichen Anmeldung von Microsoft muss der Benutzer einmalig die Zustimmung erteilen, dass das ems System auf seine Profildaten zugreifen darf. Am Schluss wird er automatisch an das ems System zurückgeleitet.
(Die Verwendung von Microsoft Login ermöglicht das Single-Sign On mit seinem Unternehmensaccount.)

Der Benutzername dieses Typs hat in der Liste der Benutzernamen den Logon-Typ “MICROSOFT”.

(3) Anmeldung mit Google-Account – es muss die E-Mail-Adresse des Google-Accounts angegeben werden.

Dies ermöglicht die Authentifikation über Google. Nach der erfolgreichen Anmeldung von Google wird der Benutzer automatisch an das ems System zurückgeleitet.

Der Benutzername dieses Typs hat in der Liste der Benutzernamen den Logon-Typ “GOOGLE”.

(4) Anmeldung mit ID und PIN (wird im Kassensystem und den Erfassungsterminals ohne Leser verwendet) – es muss die ems Mitarbeiterprofilnummer angegeben werden. Das Passwort wird automatisch generiert und kann geändert werden.

Der Benutzername dieses Typs hat in der Liste der Benutzernamen den Logon-Typ “ID_PIN”.

(5) Anmeldung mit Fingerprint (wird in Erfassungsterminals verwendet) – es wird die ems Benutzerprofilnummer angegeben.

Der Benutzername dieses Typs hat in der Liste der Benutzernamen den Logon-Typ “FINGER”.

(6) Anmeldung mit Transponderkarte (wird im Kassensystem und den Erfassungsterminals verwendet) – als Benutzername wird die Transponderkartennummer angegeben!!

Im Feld Benutzername wird die Transpondernummer eingegeben (befindet sich meistens auf der Rückseite des Badges. Wenn nicht vorhanden, halten Sie das Badge ans Terminal und lesen Sie die Fehlermeldung ab, die die Transpondernummer enthält).

Der Benutzername dieses Typs hat in der Liste der Benutzernamen den Logon-Typ “LEGIC”.

(7) Anmeldung für Exchange Server (Kontakte und Kalender Abgleich)

Netzwerkanmeldung (IIS Authentifikation an lokalem AD) – DOMAIN (Anmeldename WIE IM NETZWERK!) – ist für die OnPremise-Benutzer aktuell.
EMS_CLIENT

Zuweisung von Berechtigungsrollen

Jeder Mitarbeitende benötigt Berechtigungen, egal ob er ein eigenes Login besitzt oder ein anderer Mitarbeiter Daten von diesem Mitarbeitenden erfasst. Die Berechtigungen werden in Rollen zusammengefasst und untenstehend am Mitarbeitenden zugewiesen.

Erfahren Sie mehr über das Einrichten und Verwalten von Berechtigungen hier: ems Berechtigungen

Zugangsdaten zu Lieferantenportalen und Webseiten

Je nach Konfiguration wird anhand diesen Zugangsdaten ein Login bei Lieferantenaufträgen vorgenommen.

Der Lieferant wird mit Angabe von ersten Buchstaben von den im System gespeicherten Lieferantenadressen gefunden. Es kann unter anderem auch die Kundennummer angegeben werden, für den Fall, wenn dies bei der Bestellung benötigt wird. Für jeden Zugangsdatensatz kann der Status (Verwendet, Eingefroren usw) gesetzt werden.

Zeiterfassung

Erfassungsprofil und Schichtplan für die Zeiterfassung

Für die Erfassung von Zeiten werden Erfassungsprofile und Schichtpläne (Sollstundenpläne) verwendet. Bei Stundenlöhnern und Fremdpersonal lassen Sie das Feld des Schichtplans leer.

Nach Drücken auf Plus erscheint das Dialogfenster zum Einstellen der Zeiterfassung:

Gültig von/bis – für einen Eintritt muss das Datum gleich wie das Datum der Einbindung in die Organisation sein, nicht vorher!!
Änderungsgrund – Eintritt, Schichtplanwechsel, Pensumwechsel
Erfassungsart:
– Monatslohn / Stundenlohn / Fremdpersonal
– “einfach” oder “komplett”: einfach – eine vereinfachte Erfassung (nur Stunden, ohne die Start- und Endzeit) (z.B. 3,5 St.) // komplett – die komplette Erfassung mit Start- und Endzeit bzw. Erfassung von halben oder ganzen Tagen (z.B. 8.30 – 16.15)
– „stempeln“ oder “frei”: stempeln – der Mitarbeiter kann die Anfangs- und Endzeiten nicht verändern // frei – der Mitarbeiter kann die Anfangs- und Endzeiten ändern
– “geo” – Erfassung immer mit Standortdaten (Geo-Location) anfordern (nur ems Mobile)
– “Schichtplan“: die eingegebenen Daten werden mit einem Schichtplan (Sollstunden) abgeglichen.
Schichtplan (z. B. 100% Schichtplan, 40% Schichtplan oder “nur Abwesenheiten” (Die Erfassung von Arbeitszeiten ist möglich, aber nicht zwingend) – wie die Schichtpläne zu erstellen und zu verwalten sind, lesen Sie hier: Sollstunden (Schichtpläne / Feiertage)
Ansprüche – Automatische Ferienansprüche (z.B. Jahresferienansprüche – mehr dazu lesen Sie hier: Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit))
Regeln – Besondere Regeln (z.B. Pausenregelung, Betriebsferien ua) – diese werden vom Entwickler angelegt

Aktiver Erfassungszeitraum von Daten

Der aktive Erfassungszeitraum wird im Moment benutzt. Die Daten können maximal 5 Monate nach dem Erfassungszeitraum erfasst werden, danach sperrt das System die Eingabe.

Die Freigabetermine für den Mitarbeiter (MA), den Projektleiter (PL) und den Vorgesetzten (PL) werden automatisch gesetzt, entsprechend den Vorlagen für die Erfassungszeiträume (Zeiterfassung → Einstellungen → Erfassungszeiträume). Diese Vorlagen werden beim Systemeinrichten hinterlegt.

Termin MA – Termin für das Visumsetzen durch den Mitarbeitenden (falls die Benachrichtigung aktiviert ist, erhält der Mitarbeiter an diesem Tage eine Erinnerungs-E-Mail, dass er seine Zeiterfassung freigeben muss).

Termin PL – Termin für das Visumsetzen durch den Projektleiter (falls die Benachrichtigung aktiviert ist, erhält der Projektleiter an diesem Tage eine Erinnerungs-E-Mail, dass er diese Zeiterfassung kontrollieren und freigeben muss). Die Zwischenkontrolle durch den Projektleiter ist in grösseren Unternehmen üblich, wenn der Vorgesetzte nicht imstande ist, alle Rapporte selbständig zu überprüfen. Der Termin PL fehlt, wenn kein Projektleiter über dieser Person steht.

Termin VG – Termin für das Visumsetzen durch den Vorgesetzten (falls die Benachrichtigung aktiviert ist, erhält der Vorgesetzte an diesem Tage eine Erinnerungs-E-Mail, dass er diese Zeiterfassung kontrollieren und freigeben muss). Das Ausrufezeichen im gelben Dreieck zeugt davon, dass der Termin für das Visumsetzen überfällig ist.

Zeit von/bis, Spesen von/bis – legen den unmittelbaren Erfassungszeitraum fest, in dem die Datenerfassung und -freigabe erfolgt. Nach der Freigabe wechselt das System automatisch zum nächsten Erfassungszeitraum aus den hinterlegten Vorlagen. Wenn der Zeitraum bereits freigegeben wurde, sind die Änderungen in diesem Zeitraum nur dann möglich, wenn die Freigabe zurückgenommen wird. (Mehr darüber: Visum-Rücknahme

Zum Wechsel des Erfassungszeitraums (damit im abgeschlossenen Zeitraum gewisse Änderungen gemacht werden können) wird der aktive Erfassungszeitraum gewechselt. Dazu klicken Sie auf das “Stift”-Symbol (1). Hier wird der zu ändernde Zeitraum gewählt (2). Zum Schluss drücken Sie auf “Speichern” (3).

Zeitsalden (Ferienguthaben, Stundensaldo etc.)

Erfassen Sie Ansprüche in den Zeitsalden. Ansprüche können sowohl positiv wie auch negativ sein. Reduziert beispielsweise ein Mitarbeitender sein Beschäftigungsgrad, tragen Sie den negativen Anspruch ein, um den Saldo zu reduzieren /dies ist beim nicht aktiven automatischen Anspruch zutreffend/.

Berechneter Anspruch – falls im Erfassungsprofil der berechnete Anspruch aktiviert wird, berechnet das System ab dem Datum der Aktivierung den Ferienanspruch selbständig. Beim unterjährigen Ein- und Austritt reduziert das System den Anspruch entsprechend. Mehr über die automatischen Ansprüche ist hier zu lesen: Sollstunden (Schichtpläne / Feiertage)

Über dieses Fenster können die Korrekturen vorgenommen werden: z.B. negative/reduzierende Stundensaldo-Korrektur beim Ausbezahlen von Überstunden oder positive/erhöhende Feriensaldo-Korrektur beim Erreichen vom gewissen Alter.

Alle Salden werden in Stunden (und Industrie Minuten) berechnet. Eine Umrechnung auf Tage ist nur indikativ und nicht verbindlich!

Berechtigung für die Zeiterfassung dieses Mitarbeitenden

Dieses Kapitel widerspiegelt die Berechtigungen in Bezug auf diesen Mitarbeitenden (wer darf was tun an der Zeiterfassung dieses Mitarbeitenden).

Berechtigungsrolle – dies dupliziert die Berechtigungen aus den gleichnamigen Berechtigungsrollen.

Einsatzplanung – wer darf diesen Mitarbeitenden in der Einsatzplanung einplanen.

Zeiterfassung – wer darf die Zeit für diesen Mitarbeitenden erfassen.

Zeiterfassung (Kontrolle) – wer darf als Projektleiter den Zeiterfassungsrapport dieses Mitarbeitenden kontrollieren.

Zeiterfassung (Abschluss) – wer darf den Zeiterfassungsrapport dieses Mitarbeitenden abschliessen/freigeben.

Zeitgesuch (Kontrolle) – wer darf die Zeitgesuche dieses Mitarbeitenden kontrollieren.

Zeitgesuch (Abschluss) – wer darf die Zeitgesuche dieses Mitarbeitenden freigeben.

Zeitgesuche 1 / 2 – es können 2 Gruppen von Zeitgesuchen differenziert werden. Dies ist für die Benutzer gedacht, bei welchen gewisse Zeitarten nur von Systembetreuern oder HR-Zuständigen freigegeben werden dürfen (z.B. Nichtbetriebsunfall). Die Zeitarten werden der Gruppe 1 oder 2 in den Berechtigungsrollen zugeordnet.

Lohnbuchhaltung

Vorgabe zur Lohnabrechnung

Diese Einstellungen werden für die Lohnabrechnung verwendet.

Lohnabrechnungen zu diesem Mitarbeitenden

Hier werden alle Lohnabrechnungen gespeichert.

Betriebsdaten

Interne Kosten des Mitarbeitenden für die Kalkulation von Aufträgen

Die internen Kosten des Mitarbeitenden werden für die Kalkulation in Aufträgen verwendet. Sind die Kosten höher oder tiefer als die effektiven Kosten, führt dies zu einer Unter- oder Überdeckung der Kostenstelle.

Wie die Verrechnungsarten anzulegen und zu verwalten sind, erfahren Sie hier: Verrechnungsarten.

Betriebsmittel

Betriebsmittel, die dem Kunden zugewiesen sind oder von welchen der Kunde der Eigentümer ist (Fahrzeuge, Werkzeuge, Telefone usw).

Dies ermöglicht das Erfassen von Betriebsmitteln auf einen Auftrag.

Wie die Betriebsmittel einzurichten sind, lesen Sie hier: Betriebsmittel

Dokumente

Unter Dokumenten können alle Dateien zum Mitarbeiter abgelegt werden. Diese können direkt von hier geteilt / versendet werden.

Zum Teilen klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Dokument teilen.

In der nächsten Maske das Häkchen bei Das Dokument anonym freigeben (Zugriff über Link) setzen und die E-Mail-Adresse eingeben. Anschliessend auf Dokumente teilen und freigeben klicken.