Der nachfolgende Abschnitt erklärt, wie Kreditorenrechnungen über ein Email-Postfach automatisiert empfangen werden können. Sie benötigen dazu ein getrenntes Email-Konto, welches exklusiv für den Empfang von Kreditorenrechnungen dient. Beispielsweise kreditoren@meinefirma.com
Das System liest automatisch die vorhandenen E-Mails und verarbeitet diese. Befindet sich im Postfach ein Ordner mit dem Attribut “Trash” (gelöschte Elemente), so werden verarbeitete E-Mails in diesen Ordner verschoben; sollte der Ordner nicht existieren, so werden verarbeitete E-Mails gelöscht.
Die Emails werden wie folgt verarbeitet:
- Jedes einzelne E-Mail im Posteingang (InBox) wird geöffnet. (Achtung: Vom Provider als Spam gekennzeichnete E-Mails werden nicht verarbeitet!)
- Alle Anhänge im PDF Format werden eingelesen und in allen Anhängen wird nach einem QR-Code gesucht, gefundene QR-Codes werden nach Zahlungsinformationen durchsucht.
Unterstützt werden Swiss-QR Code mit SCOR oder ISR Referenzen und Europäische QR-Codes. - Wurden Zahlungsinformationen gefunden, so wird die Kreditorenrechnung angelegt und alle Anhänge zur Rechnung angehängt. Der Email-Inhalt (Text) wird nicht übernommen.
- Konnten keine Zahlungsinformationen gefunden werden, so wird das komplette E-Mail (inkl. vorhandener Anhänge) in die Dokumente abgelegt.
- Zum Abschluss der Verarbeitung werden entsprechende Benachrichtigungen ausgelöst.
Einrichtung der Verbindung zum Emailkonto
Öffnen Sie die Systemeinstellungen
Wählen Sie danach Schnittstellen und klicken Sie auf das “+” Symbol
Die entsprechenden Werte erhalten Sie von Ihrem Email-Provider. Je nach Provider kann der Benutzername entweder die Email-Adresse oder auch ein anders lautender Benutzername sein. Die Emailadresse muss nicht in den Einstellungen hinterlegt werden, da diese über das Email-Postfach bestimmt ist.
Wir empfehlen Ihnen, die Schnittstelle nur am Tag jeweils alle 3 Stunden auszuführen.
Wichtig: Bei Microsoft 365 (vormals Office 365)
Sie benötigen mit Microsoft 365 mindestens ein Postfach mit der Lizenz Exchange Online (Plan 1); eine Lizenz Exchange Online (Kiosk) ist nicht ausreichend.
Vergleich der Lizenzpläne von Microsoft
Microsoft unterstützt keine einfache Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort mehr. Um die Verbindung mit Microsoft 365 herzustellen, müssen Sie zuerst eine App-Registrierung in Microsoft Active Directory durchführen. Zur Unterstützung wenden Sie sich an Ihren IT Partner. Sie erhalten danach folgende zusätzlichen Informationen.
Tenant-ID (Verzeichnis-ID) und Client-ID (Anwendungs-ID)
Übertragen Sie diese beiden Felder in die entsprechenden Felder in der Konfiguration in ems.
Benachrichtigungen einstellen
Wir empfehlen Ihnen, folgende Benachrichtigungen zu setzen.
| Fehler im Datenaustausch mit externen Systemen | Informiert Sie, sofern die Schnittstelle nicht erfolgreich ausgeführt werden konnte. Dies betrifft beispielsweise auch die Benachrichtigung, falls das Passwort nicht mehr gültig wäre. |
| Es wurde eine neue Kreditorenrechnung per Email empfangen | Diese Nachricht informiert Sie über den Eingang und die Erfassung von neuen Kreditorenrechnungen. Auch werden Sie benachrichtigt, falls die Rechnung nicht erfolgreich erkannt worden ist. |
Informationen zur Einstellung finden Sie hier.
Testen der Schnittstelle
Klicken Sie direkt auf das Symbol der zwei Pfeile auf die Schnittstelle, um die Schnittstelle sofort zu starten. Bei Erfolg erscheint in der Spalte “Last Run” ein zweiter Zeitstempel. Bleibt das Schlosssymbol bestehen, so konnte die Schnittstelle nicht erfolgreich ausgeführt werden.