Einrichtung des ems für die automatische Outlook-Signatur
Einleitung
Das ems System ist fähig, automatisch Outlook-Signaturen zu erstellen. Die Funktion basiert dabei auf dem integrierten Dokumentenmanagement. Für das Einrichten wird der ems Client verwendet, welcher den Zugriff auf das lokale Dateisystem sicherstellt.
Anleitungsvideo
Schritt für Schritt Anleitung
Erstellen der Signatur in Outlook
Erstellen Sie eine oder mehrere Signaturen in Outlook. Verwenden Sie dazu den normalen Outlook-Assistenten.
Informationen zur Erstellung der Signatur finden Sie hier.
Alle Bereiche, welche durch das System automatisch ersetzt werden sollen, müssen mit Textmarken versehen werden. Die Liste der gültigen Textmarken finden Sie hier: Automatisches Ersetzen von Textmarken (Seite aktualisieren – NM)
Signatur als Dokument in ems ablegen
Wechseln Sie nun in den Ordner der Outlook-Signaturen durch Eingabe von %Appdata%/microsoft/signatures im Windows Explorer. Sie sehen nun eine Liste der Dateien und Ordner, welche die Signaturen darstellen. Markieren Sie alle Dateien mit der Maus und wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion “senden an > Zip komprimierter Ordner“. Es wird nun eine neue Datei mit der Endung “Zip” erstellt. Der Name dieser Datei ist für das System nicht relevant und kann frei gewählt werden.
Starten Sie nun das ems Web System und wechseln Sie in das Menü “Dokumente”. Dort wählen Sie “Neues Dokument”, geben Sie dem Dokument einen entsprechenden Namen und laden Sie die zuvor erstellte Zip Datei hoch. Das System vergibt nun automatisch eine ID-Nummer für das Dokument. Notieren Sie sich diese ID-Nummer, da diese im Client eingegeben werden muss.
Installation und Einrichten des ems Client
Installieren Sie die neuste Version des Clients.
Bei neuen Systemen werden Sie bei der Installation nach dem Lizenzschlüssel gefragt. Der ems Client kann sowohl unter Administrator, als auch unter normalem Benutzer installiert werden. Soll der Client allen Benutzern am Computer zur Verfügung stehen, muss die Installation mit Administratorenrechten erfolgen. Das gleiche gilt bei den Einstellungen: wird der Client mit Administratorenrechten gestartet, werden die Einstellungen für alle Benutzer vorgenommen.
Einstellungen im ems Client
Für das automatische Erstellen der Signatur müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.
– Im Register “Outlook” muss die ID-Nummer des Dokuments hinterlegt werden. (Dies entspricht der ID, welche beim Erstellen des Dokuments generiert worden ist.)
– Optional kann unter System der Client automatisch gestartet werden. (Diese Einstellung ist auf den Benutzer bezogen.)
– Ebenfalls kann unter System festgelegt werden, dass der Client automatisch wieder beendet wird. Dies hat den Vorteil, dass der Client nicht im Hintergrund läuft, sofern dieser nur für die Signatur verwendet wird. Ist diese Option aktiv, wird der Client nach 5 Sekunden automatisch wieder beendet. Das Beenden kann gestoppt werden, sofern mit der rechten Maustaste auf das Icon geklickt wird und die Option “… Beenden abbrechen” ausgewählt wird.
Nachträgliches Anpassen der Signatur
Um die Signatur anzupassen, kann nun einfach das Originaldokument im ems Web ersetzt werden. Am einfachsten wird hierfür die ZIP-Datei (mit den Textmarken) heruntergeladen und die Dateien ersetzt oder ergänzt. Am Schluss kann die neue ZIP-Datei wieder hochgeladen werden.