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Erste Schritte für Anwender

6
  • Grundlegende Bedienung ems Web
  • Grundlegende Bedienung ems Mobile
  • Zeiterfassung nutzen
    • Zeiterfassungsterminals
  • Benutzerkonto verwalten
    • Benutzerkonto einstellen und verwalten
    • Persönliche Layout Einstellungen
    • Artikelfavoriten

Verwaltung und Einstellungen

14
  • Checklisten anlegen
  • Mitarbeiter und Benutzerverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Benachrichtigungen
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Berechtigungen (Allgemein)
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
    • Authentifizierungen im ems System hinterlegen
  • Systemeinstellungen
    • Mandanten / Multiside
    • QR Code und NFC für ems Mobile
    • Benachrichtigungen
    • Textvorlagen für Benachrichtigungen (E-Mails)
    • Bilder, Logos und Symbole (Icons)
  • Daten importieren und exportieren
    • Exportieren von Daten
    • Importieren von Daten

News, Updates und Technik

26
  • Neues Web-Layout X3
  • Neues System initialisieren und einrichten
  • ems Lizenzierung
  • Zeit- und Datenerfassungsterminals
    • ems Terminals (TT5, MT7)
    • Datafox Terminals
    • Geschützt: Technische Informationen zu Terminals
  • Software Installation
    • ems Client
    • Geschützt: Präsentationssysteme
    • Infrastruktur Anforderungen für das System
    • ems Installations Tool
    • ems Server Tool konfigurieren
    • ems Mobile auf dem Smartphone
  • Integrationen & Schnittstellen
    • Geschützt: API für RESSIS / ARVIS
    • Anbindung WooCommerce
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • 3CX Telefonanlage
    • Eigenen E-Mail-Server einrichten
    • Schnittstellen
    • Public Webservices
    • Geschützt: API für ems Pos App
    • Geschützt: API für SUGB Inspektionsapp
    • Geschützt: API Zugriff (Rest-Webservice)
    • User-Parameters
    • System-Parameters

Zeiterfassung

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  • Arbeitszeiterfassung
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
    • Zeiten erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Freigabe der eigenen Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Freigabe von Mitarbeiterrapporten
    • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Mobile)
    • Visum-Rücknahme
    • Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Sollstunden (Sollstundenpläne / Feiertage)
    • Pausenregelung
    • Allgemeine Warn- und Fehlermeldungen
  • Abwesenheitsverwaltung
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Pausenregelung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Sollstunden (Sollstundenpläne / Feiertage)
    • Freigabe von Zeitgesuchen
    • Stornieren von freigegebenen Zeitgesuchen
    • Fehlermeldungen bei der Freigabe von Zeitgesuchen
    • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Zeitgesuche erfassen (ems Web)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
  • Zuschläge und Überstundenberechnung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
  • Entschädigungen
    • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Entschädigungen erfassen (ems Web)

Kunden- und Adressverwaltung

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  • Kundenverwaltung
    • Neue Kundenadresse erfassen (ems Web)
    • Kundenadresse kopieren
    • Berechtigungsrollen für Kunden
    • Unterschied von Kundengruppen, Eigenschaften, Berechtigungsrollen und Beziehungen
    • Kundenadressen verwalten
    • Kundennetzwerke
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • Importieren von Kundendaten
    • 3CX Telefonanlage
  • Lieferantenverwaltung
    • Berechtigungsrollen für Lieferanten
    • Lieferantenadresse erfassen und bearbeiten
    • Lieferantenadresse kopieren
    • Lieferantenadressen verwalten

Auftrag und Verkauf

23
  • Angebotserstellung
    • Angebote erstellen und verwalten
    • Angebotseinstellungen
  • Auftragsverwaltung
    • Bearbeiten eines Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Abschliessen des Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Mobile)
    • Leistungen erfassen (ems Mobile)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Web)
    • Zahlungsplan (wiederkehrende Rechnungen)
    • Auftragsstatus, Abrechnung, Auftragsabschluss
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Neuen Kundenauftrag erfassen
    • Leistungen erfassen (ems Web)
    • Einsatzplanung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Berechtigungen für Kundenaufträge
    • Verrechnungsarten
    • Checklisten anlegen
  • Kassensystem
    • Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)
  • Marketingkampagnen
    • Marketingkampagnen erstellen
    • Marketingkampagnen verwalten
    • Regeln zu Kampagnen

Einkauf und Logistik

8
  • Artikel- und Produktverwaltung
    • Importieren von Artikelstammdaten und Artikelpreise
    • Artikel anlegen und bearbeiten
    • Artikel verwalten
    • Artikelarten
    • Artikelvarianten
    • Artikelbundles
    • Anbindung WooCommerce
    • Spezial Lebensmittelbeschriftungen

Finanzen und Buchhaltung

6
  • Kreditorenmanagement
    • Kreditoren über E-Mail empfangen
    • Kreditorenrechnungen scannen
  • Debitorenmanagement
    • Rechnungen erfassen
    • Positionen übernehmen
    • Rechnungen löschen oder stornieren
    • Externe Erfassung (andere Software)

Personal und Lohn

6
  • Mitarbeiterverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Mitarbeiterprofil bearbeiten
    • Mitarbeiteraustritt
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
  • Lohnabrechnung
    • Lohnabrechnung einrichten und einstellen

Planung und Ressourcenmanagement

5
  • Personaleinsatzplanung
    • Ansichten der Einsatzplanung (ems Web)
    • Einsatz-Eintrag erstellen
    • Einsatzplanungsübersicht (ems Mobile)
    • Berechtigungen für die Einsatzplanung
    • Planungsgruppen

Dokumentenmanagement und Verwaltung

2
  • Outlook Signatur
  • Dokumente hinzufügen über DragDrop
  • Dokumente
  • News, Updates und Technik
  • Zeit- und Datenerfassungsterminals
  • ems Terminals (TT5, MT7)
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ems Terminals (TT5, MT7)

Ungefähre Lesedauer: 2 min lesedauer

Terminal in Betrieb nehmen #

Montage und Installation #

  • Montageplatte an der Wand befestigen
  • Stromversorgung anschliessen (mitgeliefertes Netzteil oder PoE)
  • Internetverbindung herstellen (via WiFi, Ethernet oder Mobilfunk)

Bei der fehlenden Internetverbindung erscheint die Offline-Meldung.

Verbindung und Konfiguration #

  • Nach der Installation erscheint auf dem Display ein 4-stelliger Code.
  • Melden Sie sich an Ihrem persönlichen ems System an.
  • Wechseln Sie zu den Systemeinstellungen und klicken Sie auf das “Plus”-Symbol.
  • Nach Auswahl des Terminaltyps werden Sie aufgefordert, den angezeigten Code einzugeben.

Transponder, Fingerabdruck, Gesicht und PIN am Terminal einlernen #

Den Zugang zum Einlernen von Transpondern, Fingerabdrücken, PINs und Gesichtern kann nur der Systembetreuer erhalten. Hierzu auf das Zahnrad-Symbol oben rechts klicken und sich als Administrator anmelden.

In der nächsten Maske den Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste auswählen (1) und den gewünschten Authentifizierungstyp anklicken (2) → anschliessend die Authentifizierung einlernen: das Gesicht über die Terminalkamera erkennen, den Fingerabdruck scannen, den Ausweis / Transponder einlesen oder den PIN vorgeben.

Beim erfolgreichen Datenspeichern erscheint eine bestätigende Meldung und die Lampe über dem Display wird grün leuchten.

Beim Fehler erscheint die Fehlermeldung und die Lampe über dem Display wird rot leuchten.

Transponder über das ems System zuweisen #

Alternativ können der Transponder auch über die Weboberfläche dem Mitarbeiter zugewiesen werden. Hierfür benötigt man die Transpondernummer, die auf der Rückseite des Transponders zu finden ist. Diese Nummer ist unter Mitarbeiterliste → Mitarbeiter bearbeiten → Register Berechtigungen → Benutzernamen → auf Plus klicken → Anmeldung mit Transponderkarte → Unter Benutzername die Transpondernummer angeben → Neue Anmeldung speichern

Authentifizierungen hinterlegen und verwalten #

Wie die Authentifizierungen (Fingerprints, Gesichtsscans, Transponder, PINs) verwaltet werden, lesen Sie hier: Authentifizierungen im ems System hinterlegen

Terminal bedienen #

Die Terminaloberfläche ist intuitiv gestaltet und ist im folgenden Hilfeartikel beschrieben: Zeiterfassungsterminals

Über das Zahnrad erhalten Sie den Zugang zum Einlernen von neuen Authentifizierungsdaten (sieh oben im Abschnitt Transponder, Fingerabdruck, Gesicht und PIN am Terminal einlernen).

Terminal neustarten #

Falls das Terminal nicht reagiert oder die Medien nicht erkennt, starten Sie das Terminal neu. Hierfür halten Sie die Ein-/Ausschalttaste auf der rechten Seite gedrückt, bis das Menü oben erscheint. Wählen Sie die Funktion Restart.

Administrator
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Updated on 6. Mai 2025
Datafox Terminals
Inhaltsübersicht
  • Terminal in Betrieb nehmen
    • Montage und Installation
    • Verbindung und Konfiguration
  • Transponder, Fingerabdruck, Gesicht und PIN am Terminal einlernen
  • Transponder über das ems System zuweisen
  • Authentifizierungen hinterlegen und verwalten
  • Terminal bedienen
  • Terminal neustarten

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