Freigabe setzen #
Die Freigabe des Rapports kann nur durch den Mitarbeitenden selber erfolgen. Es ist nicht möglich, ein “Eigen-Visum” durch einen anderen Mitarbeitenden durchzuführen. Das Symbol der Freigabe des Rapports wird automatisch ausgeblendet. Sobald das Eigenvisum gesetzt ist, kann die Zeiterfassung nicht mehr angepasst werden. Die Freigabe kann aber, während die Erfassungsperiode noch offen ist, widerrufen werden.
Wechseln Sie in die persönliche Eingabemaske von Ihnen selber. Klicken Sie dafür auf der Startseite auf “Zeiterfassung”.
In der nun erscheinenden Liste können auch mehrere Mitarbeitende vorhanden sein (wenn Ihnen andere Mitarbeiter zugeteilt sind). Wählen Sie nun aber sich selber aus und klicken Sie zweimal auf die Zeile bzw. auf Bearbeiten im Drei-Balken-Menü. Sollten Sie nicht in der Liste vorhanden sein, wenden Sie sich bitte an die für die Zeiterfassung verantwortliche Stelle in Ihrem Unternehmen. In diesem Falle fehlen Ihnen die notwendigen Berechtigungen. Das gleiche Vorgehen gilt auch, wenn Sie die Funktion “Zeiterfassung” auf der Startseite nicht sehen.
Um das Eigenvisum zu setzen, haben Sie nun die Möglichkeit, mit der Funktion “Freigabe” (1) das Visum zu setzen (sowohl in der Tagesansicht wie auch in der Wochenansicht).
Beim Klicken auf “Freigabe” findet eine ausführliche Prüfung der Daten statt (es werden alle personenbezogenen Daten im Hintergrund neu berechnet). In der erscheinenden Maske werden die Kontosaldi sowie Informations- und Warnmeldungen angezeigt. Dies kann zur Kontrolle genutzt werden (Nach Kontrollieren die Maske schließen – die Daten werden nicht freigegeben).
Die Freigabe erfolgt nur beim Bestätigen in der Freigabe-Maske.
Bitte beachten Sie, dass immer die offene Periode freigegeben wird. Die Periode kann im Mitarbeiterprofil gewechselt werden: Register Zeiterfassung → Aktiver Erfassungszeitraum → Stift/Mutieren → Zeit/Spesen von/bis → Speichern.
Bei der Prüfung oder der Freigabe ist es möglich, dass Fehlermeldungen und Informationen zurückgegeben werden. Sobald eine Fehlermeldung zurückgegeben wird, werden die Daten nicht freigegeben, bis die Fehler korrigiert sind. Eine Liste der Fehlermeldungen und der möglichen Lösungen finden Sie hier: Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
Freigabe-Status #
Nach der Freigabe der Zeiterfassung erscheint im Mitarbeiterprofil ein Schloss (1), welches davon zeugt, dass die Zeiterfassung im gesetzten Zeitraum (2) gesperrt ist. Für jegliche Änderungen in diesem Erfassungszeitraum müssen zuerst die Freigaben zurückgenommen werden.
Freigegebene Rapporte werden in der Mitarbeiterliste der Zeiterfassung mit einem grünen Haken markiert. Das Symbol erscheint in der Spalte der Person, die sie freigegeben hat (Freigabe-Mitarbeiter, Kontrolle-Projektleiter, Abschluss-Vorgesetzte).
- Das i-Symbol signalisiert, dass der Termin für das Visumsetzen durch den Mitarbeitenden überfällig ist.
- Das Ausrufezeichen-Symbol im gelben Dreieck zeugt davon, dass die Freigabe durch den Projektleiter/Vorgesetzten überfällig ist.
All diese Symbole beziehen sich auf den gesetzten Zeitraum (im roten Rahmen) für den jeweiligen Mitarbeitenden.