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Erste Schritte für Anwender

6
  • Grundlegende Bedienung ems Web
  • Grundlegende Bedienung ems Mobile
  • Zeiterfassung nutzen
    • Zeiterfassungsterminals
  • Benutzerkonto verwalten
    • Benutzerkonto einstellen und verwalten
    • Persönliche Layout Einstellungen
    • Artikelfavoriten

Verwaltung und Einstellungen

14
  • Checklisten anlegen
  • Mitarbeiter und Benutzerverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Benachrichtigungen
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Berechtigungen (Allgemein)
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
    • Authentifizierungen im ems System hinterlegen
  • Systemeinstellungen
    • Mandanten / Multiside
    • QR Code und NFC für ems Mobile
    • Benachrichtigungen
    • Textvorlagen für Benachrichtigungen (E-Mails)
    • Bilder, Logos und Symbole (Icons)
  • Daten importieren und exportieren
    • Exportieren von Daten
    • Importieren von Daten

News, Updates und Technik

26
  • Neues Web-Layout X3
  • Neues System initialisieren und einrichten
  • ems Lizenzierung
  • Zeit- und Datenerfassungsterminals
    • ems Terminals (TT5, MT7)
    • Datafox Terminals
    • Geschützt: Technische Informationen zu Terminals
  • Software Installation
    • ems Client
    • Geschützt: Präsentationssysteme
    • Infrastruktur Anforderungen für das System
    • ems Installations Tool
    • ems Server Tool konfigurieren
    • ems Mobile auf dem Smartphone
  • Integrationen & Schnittstellen
    • Geschützt: API für RESSIS / ARVIS
    • Anbindung WooCommerce
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • 3CX Telefonanlage
    • Eigenen E-Mail-Server einrichten
    • Schnittstellen
    • Public Webservices
    • Geschützt: API für ems Pos App
    • Geschützt: API für SUGB Inspektionsapp
    • Geschützt: API Zugriff (Rest-Webservice)
    • User-Parameters
    • System-Parameters

Zeiterfassung

33
  • Arbeitszeiterfassung
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
    • Zeiten erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Freigabe der eigenen Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Freigabe von Mitarbeiterrapporten
    • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Mobile)
    • Visum-Rücknahme
    • Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Sollstunden (Schichtpläne / Feiertage)
    • Pausenregelung
    • Allgemeine Warn- und Fehlermeldungen
  • Abwesenheitsverwaltung
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Pausenregelung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Sollstunden (Schichtpläne / Feiertage)
    • Freigabe von Zeitgesuchen
    • Stornieren von freigegebenen Zeitgesuchen
    • Fehlermeldungen bei der Freigabe von Zeitgesuchen
    • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Zeitgesuche erfassen (ems Web)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
  • Zuschläge und Überstundenberechnung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
  • Entschädigungen
    • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Entschädigungen erfassen (ems Web)

Kunden- und Adressverwaltung

13
  • Kundenverwaltung
    • Neue Kundenadresse erfassen (ems Web)
    • Kundenadresse kopieren
    • Berechtigungsrollen für Kunden
    • Unterschied von Kundengruppen, Eigenschaften, Berechtigungsrollen und Beziehungen
    • Kundenadressen verwalten
    • Kundennetzwerke
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • Importieren von Kundendaten
    • 3CX Telefonanlage
  • Lieferantenverwaltung
    • Berechtigungsrollen für Lieferanten
    • Lieferantenadresse erfassen und bearbeiten
    • Lieferantenadresse kopieren
    • Lieferantenadressen verwalten

Auftrag und Verkauf

23
  • Angebotserstellung
    • Angebote erstellen und verwalten
    • Angebotseinstellungen
  • Auftragsverwaltung
    • Bearbeiten eines Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Abschliessen des Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Mobile)
    • Leistungen erfassen (ems Mobile)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Web)
    • Zahlungsplan (wiederkehrende Rechnungen)
    • Auftragsstatus, Abrechnung, Auftragsabschluss
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Neuen Kundenauftrag erfassen
    • Leistungen erfassen (ems Web)
    • Einsatzplanung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Berechtigungen für Kundenaufträge
    • Verrechnungsarten
    • Checklisten anlegen
  • Kassensystem
    • Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)
  • Marketingkampagnen
    • Marketingkampagnen erstellen
    • Marketingkampagnen verwalten
    • Regeln zu Kampagnen

Einkauf und Logistik

8
  • Artikel- und Produktverwaltung
    • Importieren von Artikelstammdaten und Artikelpreise
    • Artikel anlegen und bearbeiten
    • Artikel verwalten
    • Artikelarten
    • Artikelvarianten
    • Artikelbundles
    • Anbindung WooCommerce
    • Spezial Lebensmittelbeschriftungen

Finanzen und Buchhaltung

6
  • Kreditorenmanagement
    • Kreditoren über E-Mail empfangen
    • Kreditorenrechnungen scannen
  • Debitorenmanagement
    • Rechnungen erfassen
    • Positionen übernehmen
    • Rechnungen löschen oder stornieren
    • Externe Erfassung (andere Software)

Personal und Lohn

6
  • Mitarbeiterverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Mitarbeiterprofil bearbeiten
    • Mitarbeiteraustritt
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
  • Lohnabrechnung
    • Lohnabrechnung einrichten und einstellen

Planung und Ressourcenmanagement

5
  • Personaleinsatzplanung
    • Ansichten der Einsatzplanung (ems Web)
    • Einsatz-Eintrag erstellen
    • Einsatzplanungsübersicht (ems Mobile)
    • Berechtigungen für die Einsatzplanung
    • Planungsgruppen

Dokumentenmanagement und Verwaltung

2
  • Outlook Signatur
  • Dokumente hinzufügen über DragDrop
  • Dokumente
  • News, Updates und Technik
  • Software Installation
  • Infrastruktur Anforderungen für das System
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Infrastruktur Anforderungen für das System

Ungefähre Lesedauer: 3 min lesedauer

Betriebsarten #

–ems CloudOnPremise
AnforderungenKeine InfrastrukturEigene Serverinfrastruktur
KostenWiederkehrend an SUBRISWiederkehrend für Anspruch auf Updates und BugFixes
Achtung: Interne Kosten nicht vergessen!
VorteileSchnell in Betrieb gesetzt
Keine Investitionskosten in Hardware
Kein Betriebsknowhow (Server) erforderlich
Daten immer im Zugriff des Kunden
NachteileDaten nicht im eigenen HausInvestitionen in Serverhardware ist laufend erforderlich
Server muss durch den Kunden unterhalten werden
Betriebs- und Backupverantwortung liegt beim Kunden

Anforderungen beim Betrieb in der ems Cloud #

Der Betrieb in der ems Cloud erfordert bestimmte Voraussetzungen, um eine optimale Nutzung der Plattform zu gewährleisten. Diese Anforderungen bieten eine einfache und effektive Nutzung ohne die Notwendigkeit eigener Infrastruktur.

Die ems Cloud ist vollständig browserbasiert. Dies bedeutet, dass alle Benutzer über einen modernen Webbrowser auf die Plattform zugreifen können, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in verschiedene Arbeitsumgebungen und reduziert den Wartungsaufwand erheblich.

Anforderungen an den Browser #

Um die beste Leistung und Sicherheit beim Zugriff auf die ems Cloud zu gewährleisten, ist es erforderlich, stets die aktuelle Version eines unterstützten Browsers zu verwenden. Die folgenden Browser werden unterstützt:

  • Google Chrome (neueste Version)
  • Mozilla Firefox (neueste Version)
  • Microsoft Edge (neueste Version)
  • Apple Safari (neuste Version)

Bitte überprüfen Sie regelmässig auf Updates Ihres Browsers, um sicherzustellen, dass Sie die besten Funktionen und Sicherheitsstandards nutzen.

Anforderungen beim Betrieb auf der Kundeninfrastruktur (OnPremise) #

Die nachfolgende Auflistung ist eine Beispielskonfiguration. Die genauen Anforderungen an die Infrastruktur werden durch Parameter wie Ausfallsicherheit etc. durch den Kunden bestimmt.

Anforderungen an die Infrastruktur #

Datenbankserver #

Der Datenbankserver enthält die zentrale Datenbank des ems Systems. Auf dem Datenbankserver werden zusätzlich spezielle Benutzer eingerichtet, welche für die unterschiedlichen Programme und auch Updatesysteme den Zugriff ermöglichen.

  • SQL Server 2016 (oder neuer)
  • Datenbankgrösse ca. 300 MB pro Jahr

Bis 20 Benutzer ist die Express Edition möglich, danach ist die Standard Edition erforderlich

Dokumentenablage #

Die Dokumentenablage enthält die Dokumente, welche als Dateien im ems System angelegt werden. Alle Dokumente werden vom ems System eingegliedert und der Benutzer hat keinen Zugriff auf die direkten Daten.

  • Fileshare unter NTFS mit Zugriff durch Servicebenutzer

Der Speicherbedarf ist in Abhängigkeit der Nutzung

Webseiten #

  • Windows Server 2019 (oder neuer)
  • IIS (im Windows Server enthalten)
  • Speicherplatz für Webseiten ca. 200MB

Je nach den Anforderungen an die Verfügbarkeit sollte ein NLB System eingesetzt werden, um die Last zu verteilen.
Ist der Zugriff von extern über einen Proxy nicht möglich auf die Webseiten, kann ein zusätzlicher dedizierter Webserver in der DMZ platziert werden.

Applikationsserver #

  • Windows Server 2019 (oder neuer)
  • IIS (im Windows Server enthalten)
  • Microsoft .net 4.8 Framework
  • Crystal Reports Runtime 13 (wird von SUBRIS bereitgestellt)

Der Applikationsserver kann optional auch auf dem gleichen Server wie die Webseiten betrieben werden.

Verbindungen #

  • externer DNS-Eintrag URL und Zertifikat für die Nutzung von ems Web über Internet
  • Zugang zum E-Mail-Server mit Berechtigungen zum Senden von E-Mails

Pflichten und Aufgaben des Kunden #

Lizenzierung #

Der Kunde stellt die Lizenzierung der Server sicher.
Dies betrifft insbesondere die Microsoft Lizenzen für Windows Server und die SQL Datenbank.

Datensicherheit und Backup #

Der Kunde entscheidet selbst, wie die Backups durchgeführt werden.

Vertraulichkeit #

Die Datenstruktur und Systemparameter, welche für den Kunden zugänglich sind, unterliegen der Vertraulichkeit.

Wechsel onPremise Betrieb / Cloud Betrieb #

Ein Wechsel zwischen dem onPremise Betrieb (Betrieb beim Kunden) und dem Cloud Betrieb oder auch umgekehrt ist jederzeit möglich.
Folgende Bestandteile müssen gezügelt werden:

  • ems Datenbank
  • ems File-Ablage
Integrator
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Updated on 6. Mai 2025
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