ems Berechtigungen

Berechtigungen regeln, was die Benutzer sehen, erfassen und mutieren können.

Für jeden Kunden werden die nötigen Berechtigungsrollen beim Systemanlegen hinterlegt. Es können aber auch neue Berechtigungsrollen angelegt werden (Klicken auf “Neu”).

Es ist wichtig, beim Anlegen eines neuen Profils die nötigen Berechtigungen zu wählen. Mehr dazu hier.

Automatisch und manuell zugewiesene Berechtigungen

Man unterscheidet 2 Typen von Berechtigungsrollen:

• manuell gesetzte Rollen
• automatisch gesetzte Rollen (mit Bemerkung “Auto-Add” und einem Schloss; werden automatisch nach dem Profilanlegen über die Nacht zugewiesen) – die Mitarbeiter einer Auto-Rolle dürfen nicht manuell hinzugefügt werden – sie werden automatisch vom System entsprechend der Abteilung und Funktion des Mitarbeiters in der Nacht nach dem Profilanlegen aktiviert.

Berechtigungsrollen werden über das Modul “Berechtigungen” verwaltet.

Aktive Berechtigungen (was darf der Mitarbeiter in ems ansehen und erfassen)

Zugewiesene (“aktive”) Berechtigungen des Mitarbeiters sieht man unter Mitarbeiterverwaltung ➜ Mitarbeiterprofil mutieren ➜ Register “Berechtigungen”.

Zur Kontrolle und Bearbeitung der zugeteilten Berechtigungsrollen öffnen Sie im Mitarbeiterprofil das Register Berechtigungen und in der Liste von zugewiesenen Rollen (Zuweisung von Berechtigungsrollen) klicken Sie auf die Drei-Punkte rechts und im angezeigten Untermenü auf “Berechtigungsrolle bearbeiten”.

Somit gelangen Sie in die Rolle und können diese anschauen, welche Module und Fuktionen für die Rolle zufänglich sind.

Passive Berechtigungen (wer darf die Daten des Mitarbeiters bearbeiten)

(“Passive”) Berechtigungen über die Zeiterfassung und Datenverwaltung des Mitarbeiters sehen Sie unter Mitarbeiterverwaltung ➜ Mitarbeiterprofil mutieren ➜ Register “Zeiterfassung” ➜ unten.

Die Rollenberechtigungen sind in den meisten Fällen kumulativ. Das bedeutet, wenn ich in der Gruppe/Rolle A auf die Zeitart Krankheit Zugriff habe und in der Gruppe/Rolle B auf Ferien, kann ich am Ende auf Beides zugreifen.

ABER! Bitte beachten Sie, dass die persönlichen Berechtigungen vor Berechtigungsrollen Priorität haben.

Zum Beispiel, wenn Thomas Huber eine persönliche Berechtigung und eine Rollenberechtigung als Systembetreuer für die Zeiterfassung eines MAs hat, zählen die Einstellungen der persönlichen Berechtigung. In diesem Fall kann er nur die Zeit für den MA erfassen, hat aber keinen Zugang zur Einsatzplanung des MAs sowie zur Freigabe der Rapporte und Zeitgesuche (was er als Systembetreuer ausführen dürfte). Um das zu ändern, muss die persönliche Berechtigung gelöscht werden.

Für jede Berechtigungsrolle wird die Priorität gesetzt. Im Falle eines Konfliktes der Berechtigungsrollen wird die Rolle mit der höheren Priorität genommen (je grösser die Nummer/Zahl, desto höher die Priorität).

Für die Berechtigunsgrolle kann auch die Gültigkeitsdauer eingestellt werden: von … bis …

Zuweisung von Berechtigungen

Aktive Berechtigungen werden entweder in der Rolle

oder im Mitarbeiterprofil zugewiesen.

Passive Berechtigungen werden entweder in der entsprechenden Rolle (mit gewünschten Verwaltern) im Register Zeiterfassung

oder im Mitarbeiterprofil des zu verwaltenden Mitarbeiters im Register Zeiterfassung eingestellt und zugewiesen.

Die Einstellung der passiven Berechtigung umfasst:

• Einsatzplanung (ob der Mitarbeiter in der Personaleinsatzplanung eingeplant werden kann);
• Zeiterfassung (ob die Zeit für diesen Mitarbeiter erfasst werden darf);
• Zeiterfassung (Kontrolle/Abschluss) (ob die Zeiterfassung des Mitarbeiters /durch den Projektleiter – fakultativ/ (zwischen)kontrolliert und /durch den Vorgesetzten/ abgeschlossen werden darf);
• Zeitgesuche (Kontrolle/Abschluss) (ob die Zeitgesuche des Mitarbeiters /durch den Projektleiter – fakultativ/ (zwischen)kontrolliert und /durch den Vorgesetzten/ abgeschlossen werden dürfen).

*Über die Unterscheidung von Zeitgesuchen 1 und 2 lesen Sie weiter im Kapitel Zeiterfassung.

Die passiven Berechtigungen werden einer Rolle oder einer Person zugeteilt. Im Fall der Rolle sind alle Teilnehmer der Rolle berechtigt, gewählte Funktionen in Bezug auf diesen MA zu nutzen. Wenn die Berechtigung einzelnen Personen erteilt wird, ist dies eine private Berechtigung, die einen Vorrang vor der Rollenberechtigung hat.

Einstellung der Berechtigungsrollen

Grunddaten

Im Register “Grunddaten” sind die Teilnehmer der Berechtigungsrolle aufgelistet, die Rechte aus allen weiteren Registern haben.

Benutzerprofile

Im Register “Benutzerprofile” werden die Module eingestellt, zu welchen die Teilnehmer/Verwalter der Rollen den Zugang haben.

Zeiterfassung

Im Register “Zeiterfassung” wird Folgendes eingestellt:

• Berechtigung für die ZE des MA – Für wen dürfen die Verwalter der Rolle die Zeit erfassen, die Rapporte abschliessen, Zeitgesuche freigeben sowie wen dürfen sie in der Einsatzplanung einplanen.
• Lohnart – Welche Lohnarten sehen die Verwalter der Rolle in ihrer Zeiterfassung zur Wahl (Erfassen – selbst erfassen; Workflow – als Gesuch beantragen) sowie deren Parameter (Grenzwerte der Entschädigungen). Diese Lohnarten können die Verwalter der Rolle für sich selber erfassen.
• Eigene Lohnarten – Diese Lohnarten können die Verwalter der Rolle für alle Mitarbeiter im System erfassen. (Für die Zeitarten, die die Mitarbeiter nicht selber erfassen dürfen, sondern nur der Administrator)

Neu ist, dass es 2 Gruppen von Zeitgesuchen unterschieden werden können. Jede Lohnart kann jetzt als Workflow 1 oder Workflow 2 hinterlegt werden. In den Berechtigungsrollen wird im Register Zeiterfassung vorgegeben, welche Zeitgesuche von wem kontrolliert und freigegeben werden können. Es ist dann aktuell, wenn gewisse Zeitarten nur z.B. durch HR Mitarbeiter kontrolliert und freigegeben werden können.

Laut dem ersten Screenshot können die Verwalter der Rolle Freigabe Rapport (die in den Grunddaten angegeben sind) die Zeitgesuche 1 für Fritz und Erika Muster freigeben. Laut dem zweiten Screenshot ist die Ferienzeit als Zeitgesuch 1 hinterlegt.

Berechtigungsvorlagen

Die Berechtigungsvorlagen legen den Set von Berechtigungen für die gewählte Abteilung fest. Die Vorlage wird für die neu erstellten Objekt angewendet. Im Feld Abteilung werden Abteilungen gewählt, für welche diese Vorlage gilt.

Hier werden die beim Kunden aktivierten Module angezeigt (Möglich sind Angebotsverwaltung, Verkaufsaufträge, Kundenauftrgäe, Lieferantenaufträge, Warenwirtschaft, Betriebsmittel, Interne Aufträge, Dokumente). Die Kontrollkästchen stehen für folgende Funktionen:

• Verw. – verwenden
• Bearb. – bearbeiten
• Std.-Erf. – Stunden erfassen
• Best. – Bestellungen auslösen
• Umb. – Umbuchungen durchführen
• Fertigm. – Fertigmelden

Wenn z.B. ein neuer Kundenauftrag von der vorgegeben Abteilung angelegt wird, werden die gewählten Berechtigungen diesem Kundenauftrag hinzugefügt.

Beim Objekt (Kundenauftrag, Angebot usw) können die zugeteilten Berechtigungen im Register Berechtigungen eingesehen werden.

Benachrichtigungen

Für die Berechtigungsrollen können auch Benachrichtigungen eingestellt werden. Mehr dazu lesen Sie hier.