Bei Mitarbeitern im Monatslohn werden die Stunden mit Schichtplänen / Sollstundenplänen abgeglichen. Die Schichtpläne enthalten die Sollstunden pro Tag für den entsprechenden Mitarbeiter. Falls im Schichtplan ein Feiertagskalender zugewiesen wurde, so werden die als Feiertage hinterlegten Tage automatisch als “arbeitsfrei” gekennzeichnet.
Feiertagskalender #
Es können im System unbegrenzt viele Feiertagskalender angelegt werden. Feiertagskalender werden in den Einstellungen hinterlegt und gepflegt. (x2: Zeiterfassung → Einstellungen oben rechts “Werkzeuge-Symbol”→ Register Schichtpläne → Wechsel zur Version X3; x3: Zeiterfassung → Erweitertes Menü / Drei-Punkte-Menü → Stammdaten → Abschnitt Feiertagskalender)
Über das Plus-Symbol wird ein neuer Feiertagskalender hinterlegt.
Die Feiertage werden von der Webseite https://www.feiertagskalender.ch/ übernommen. Finden Sie Ihre Ortschaft auf dieser Seite, kopieren Sie die URL in das Feld und klicken auf das Download-Symbol rechts – die Feiertage werden automatisch eingepflegt.
In ems können verschiedene Feiertagsarten wie gesetzlich (nicht) anerkannte Feiertage, den Sonntagen gleichgestellte Tage, Ereignistage sowie Vorfeiertage und Brückentage unterschieden werden. Die Unterscheidung der Feiertagsarten ist vor allem für spezielle Regeln und Zuschläge relevant. Im Alltag reicht für normale Sollstundenpläne meist die einfache Kennzeichnung als Feiertag. Bei bestimmten Verträgen, z. B. im Verkauf, werden aber je nach Feiertagsart unterschiedliche Zuschläge berechnet oder Arbeitszeiten anders bewertet. So können Sie sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben und interne Regelungen korrekt umgesetzt werden.
Je nach Kanton gibt es einige Feiertage / Ereignistage, die den Mitarbeitenden nur einen halben freien Tag “gewähren”: wie Sechseläuten, Fasnachtsmontag, Knabenschiessen und Berchtoldstag. Zum Einpflegen solcher halber Feiertage in den Feiertagskalender geben Sie die Tagesdauer mit 0,5 an. Dabei wird als arbeitsfrei bloss ein halber Tag gekennzeichnet, ohne Angabe ob vor- oder nachmittags.
Das Bearbeiten des Kalenders erfolgt über das Kalender-Symbol.
Sollte ein Feiertag falsch angelegt sein, ist es nicht zulässig, den Eintrag des Feiertages zu korrigieren (das führt dazu, dass dieser Feiertag vom System an mehreren Tagen angelegt wird). Der fehlerhafte Feiertag soll gelöscht und ein neuer Feiertag muss angelegt werden.
Sollstundenpläne (frühere Schichtpläne) #
Im gleichen Menüpunkt finden Sie auch die Einstellungen zu den Sollstundenplänen (früher Schichtplänen). (x2: Zeiterfassung → Einstellungen oben rechts “Werkzeuge-Symbol”→ Register Schichtpläne → Wechsel zur Version X3; x3: Zeiterfassung → Erweitertes Menü / Drei-Punkte-Menü → Stammdaten → Abschnitt Sollstundenpläne)
Alle Sollstundenpläne sind übersichtlich dargestellt. Anfangend mit den 100% sind die Pläne mit der täglichen Arbeitszeitaufteilung, der Wochenarbeitszeit, den zugewiesenen Feiertagkalendern abgebildet.
Beim Ändern und Neuanlegen eines Sollstundenplans ist zu beachten:
- sobald der Sollstundenplan verwendet wird (ist mindestens einem Mitarbeitenden zugeteilt), darf er nicht geändert werden – in diesem Fall wird das System das Speichern von jeglichen Änderungen nicht zulassen
- die Planbezeichnung wird automatisch geändert
- es muss ein Feiertagskalender zugeteilt werden
- beim Speichern wird der Sollstundenplan für 10 Jahre angelegt
Falls beim Speichern von eingegebenen Werten ein Fehler erkannt wird, erscheint eine Fehlermeldung.
Wechselnde Wochen #
Es besteht die Möglichkeit, 2 unterschiedliche wiederkehrende Wochenpläne zu hinterlegen. Hierfür klicken Sie über das Drei-Balken-Menü auf wechselnde Wochen bearbeiten.
Die gespeicherten Zeitwerte der beiden Wochen werden mit 1 und 2 gekennzeichnet.
Spezielle Tage #
Möchten Sie die Sollstunden von einigen Tagen ändern (z.B. reduzierte Vorfeiertage), tun Sie dies über das Drei-Balken-Menü → Spezielle Tage bearbeiten.
Zum Hinzufügen des Eintrages klicken Sie auf Plus, nach allen Änderungen – auf Speichern.
Alle manuellen Anpassungen sind in der gleichnamigen Spalte abgebildet.
Erweiterte Einstellungen #
Unter erweiterten Einstellungen werden grundlegende Zeiteinstellungen des Sollstundenplans hinterlegt.
Beschäftigungsgrad = Anstellungsgrad in Prozent
Arbeitszeit pro Arbeitag = Tagesarbeitszeit in Stunden
maximale Arbeitszeit pro Tag = Begrenzung, eine Überschreitung führt zu einem Fehler
Schwellenwert für Überzeit pro Woche = für die Unterscheidung von Überzeit und Überstunden (benötigt die entsprechende Einstellung im Profil)
Maximale Arbeitszeit pro Woche = Begrenzung, eine Überschreitung führt zu einem Fehler
Sollstundenplan verlängern #
Sollte ein hinterlegter Sollstundenplan auslaufen, können Sie diesen verlängern, indem Sie diesen öffnen und erneut speichern – dieser wird für die nächsten 10 Jahre verlängert.
Spezialfall Teilzeitmitarbeiter #
Um die Stunden bei Teilzeitmitarbeitern zu erfassen, existieren zwei Möglichkeiten.
- Die Stunden können exakt auf die einzelnen Tage verteilt werden
- Die Stunden können auf die ganze Woche verteilt werden
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.