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Erste Schritte für Anwender

6
  • Grundlegende Bedienung ems Web
  • Grundlegende Bedienung ems Mobile
  • Zeiterfassung nutzen
    • Zeiterfassungsterminals
  • Benutzerkonto verwalten
    • Benutzerkonto einstellen und verwalten
    • Persönliche Layout Einstellungen
    • Artikelfavoriten

Verwaltung und Einstellungen

14
  • Checklisten anlegen
  • Mitarbeiter und Benutzerverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Benachrichtigungen
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Berechtigungen (Allgemein)
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
    • Authentifizierungen im ems System hinterlegen
  • Systemeinstellungen
    • Mandanten / Multiside
    • QR Code und NFC für ems Mobile
    • Benachrichtigungen
    • Textvorlagen für Benachrichtigungen (E-Mails)
    • Bilder, Logos und Symbole (Icons)
  • Daten importieren und exportieren
    • Exportieren von Daten
    • Importieren von Daten

News, Updates und Technik

26
  • Neues Web-Layout X3
  • Neues System initialisieren und einrichten
  • ems Lizenzierung
  • Zeit- und Datenerfassungsterminals
    • ems Terminals (TT5, MT7)
    • Datafox Terminals
    • Geschützt: Technische Informationen zu Terminals
  • Software Installation
    • ems Client
    • Geschützt: Präsentationssysteme
    • Infrastruktur Anforderungen für das System
    • ems Installations Tool
    • ems Server Tool konfigurieren
    • ems Mobile auf dem Smartphone
  • Integrationen & Schnittstellen
    • Geschützt: API für RESSIS / ARVIS
    • Anbindung WooCommerce
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • 3CX Telefonanlage
    • Eigenen E-Mail-Server einrichten
    • Schnittstellen
    • Public Webservices
    • Geschützt: API für ems Pos App
    • Geschützt: API für SUGB Inspektionsapp
    • Geschützt: API Zugriff (Rest-Webservice)
    • User-Parameters
    • System-Parameters

Zeiterfassung

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  • Arbeitszeiterfassung
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
    • Zeiten erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Freigabe der eigenen Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Freigabe von Mitarbeiterrapporten
    • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Mobile)
    • Visum-Rücknahme
    • Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Sollstunden (Sollstundenpläne / Feiertage)
    • Pausenregelung
    • Allgemeine Warn- und Fehlermeldungen
  • Abwesenheitsverwaltung
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Pausenregelung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Sollstunden (Sollstundenpläne / Feiertage)
    • Freigabe von Zeitgesuchen
    • Stornieren von freigegebenen Zeitgesuchen
    • Fehlermeldungen bei der Freigabe von Zeitgesuchen
    • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Zeitgesuche erfassen (ems Web)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
  • Zuschläge und Überstundenberechnung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
  • Entschädigungen
    • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Entschädigungen erfassen (ems Web)

Kunden- und Adressverwaltung

13
  • Kundenverwaltung
    • Neue Kundenadresse erfassen (ems Web)
    • Kundenadresse kopieren
    • Berechtigungsrollen für Kunden
    • Unterschied von Kundengruppen, Eigenschaften, Berechtigungsrollen und Beziehungen
    • Kundenadressen verwalten
    • Kundennetzwerke
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • Importieren von Kundendaten
    • 3CX Telefonanlage
  • Lieferantenverwaltung
    • Berechtigungsrollen für Lieferanten
    • Lieferantenadresse erfassen und bearbeiten
    • Lieferantenadresse kopieren
    • Lieferantenadressen verwalten

Auftrag und Verkauf

23
  • Angebotserstellung
    • Angebote erstellen und verwalten
    • Angebotseinstellungen
  • Auftragsverwaltung
    • Bearbeiten eines Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Abschliessen des Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Mobile)
    • Leistungen erfassen (ems Mobile)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Web)
    • Zahlungsplan (wiederkehrende Rechnungen)
    • Auftragsstatus, Abrechnung, Auftragsabschluss
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Neuen Kundenauftrag erfassen
    • Leistungen erfassen (ems Web)
    • Einsatzplanung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Berechtigungen für Kundenaufträge
    • Verrechnungsarten
    • Checklisten anlegen
  • Kassensystem
    • Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)
  • Marketingkampagnen
    • Marketingkampagnen erstellen
    • Marketingkampagnen verwalten
    • Regeln zu Kampagnen

Einkauf und Logistik

8
  • Artikel- und Produktverwaltung
    • Importieren von Artikelstammdaten und Artikelpreise
    • Artikel anlegen und bearbeiten
    • Artikel verwalten
    • Artikelarten
    • Artikelvarianten
    • Artikelbundles
    • Anbindung WooCommerce
    • Spezial Lebensmittelbeschriftungen

Finanzen und Buchhaltung

6
  • Kreditorenmanagement
    • Kreditoren über E-Mail empfangen
    • Kreditorenrechnungen scannen
  • Debitorenmanagement
    • Rechnungen erfassen
    • Positionen übernehmen
    • Rechnungen löschen oder stornieren
    • Externe Erfassung (andere Software)

Personal und Lohn

6
  • Mitarbeiterverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Mitarbeiterprofil bearbeiten
    • Mitarbeiteraustritt
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
  • Lohnabrechnung
    • Lohnabrechnung einrichten und einstellen

Planung und Ressourcenmanagement

5
  • Personaleinsatzplanung
    • Ansichten der Einsatzplanung (ems Web)
    • Einsatz-Eintrag erstellen
    • Einsatzplanungsübersicht (ems Mobile)
    • Berechtigungen für die Einsatzplanung
    • Planungsgruppen

Dokumentenmanagement und Verwaltung

2
  • Outlook Signatur
  • Dokumente hinzufügen über DragDrop
  • Dokumente
  • Auftrag und Verkauf
  • Kassensystem
  • Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)
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Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)

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Öffnen Sie über die linke Navigation den Menübereich Verkaufsaufträge.

Artikel vom Panel #

Die meist genutzten Artikel können auf dem Panel abgebildet werden, mit Zusammenführen zu Gruppen.

Artikel über die Suche #

Um die Artikel aus dem Artikelstamm zu wählen, klicken Sie auf den Drei-Punkte-Button → Lupe.

Finden Sie den gewünschten Artikel über den Suchbegriff und geben dessen Anzahl an. Anschliessend klicken Sie auf Übernehmen.

Über die Plus- und Minus-Symbole kann die Anzahl geändert werden.

Das P-Symbol dient dazu, um den laufenden Verkauf zwischenzuspeichern. Solche Verkäufe sind im Register Reservationen zu finden und können von dort erneut geöffnet werden.

Damit der Artikel aus dem Artikelstamm hier gewählt werden kann, muss dieser als Verkaufsartikel gekennzeichnet sein. (Artikel anlegen und bearbeiten)

Seriennummer angeben #

Nach dem Wählen des Artikels mit Seriennummer klicken Sie rechts auf den Pfeil und in der Pop-Up-Maske geben Sie die Seriennummer an. Drücken Sie auf Speichern.

Für die Artikel, welche Seriennummern erfordern, muss die Checkbox “Erfordert Seriennummer” im Artikel aktiviert werden.

Artikelpreis ändern #

Soweit beim Hinterlegen des Verkaufspreises die Checkbox “Der Artikelpreis kann nicht verändert werden” nicht aktiviert wurde, kann der Artikelpreis beim Verkauf geändert werden. Hierfür klicken Sie auf den Pfeil rechts vom Artikel und geben in der Pop-Up-Maske den gewünschten VP ein:

Rabattierung des Artikels #

Falls beim Hinterlegen des Verkaufspreises die Checkbox “Artikel darf nicht rabattiert werden” nicht aktiviert wurde, kann der Artikel rabattiert werden. Hierfür klicken Sie auf den Pfeil rechts vom Artikel und geben in der Pop-Up-Maske den gewünschten Rabatt an:

Kunden angeben #

Um den Käufer anzugeben, klicken Sie auf den Drei-Punkte-Button → Mann-Symbol.

Geben Sie im Suchfeld die ersten Buchstaben des Namens an und wählen Sie aus der Liste den gewünschten Kunden aus. Zum Übernehmen klicken Sie auf den blauen Haken mit Plus in der entsprechenden Zeile.

Für neue Kunden nutzen Sie den Plus-Button unten. Auf diese Weise können Firmen (Gebäude-Symbol), private Personen (Mann-Symbol) sowie Firmenmitarbeiter (Karte-Symbol) erfasst werden.

Zahlungsart wählen und Zahlung durchführen #

Nachdem der Kunde gewählt wurde, ist die Zahlungsart zu wählen (per Rechnung, mit Karte oder bar).

Bei der Barzahlung wird der bezahlte Betrag angegeben. Das System berechnet das Rückgeld. Zum Abschliessen klicken Sie auf Bargeld.

Bei der Bezahlung in anderer Währung kann das System den Betrag zum aktuellen Wechselkurs umrechnen. Nutzen Sie dafür das zweite Feld Bezahlt und wählen Sie die nötige Währung.

Damit das Trinkgeld mit berechnet wird, geben Sie den Betrag im Feld Trinkgeld an.

Bei der erfolgreichen Buchung informiert Sie das System, dass der Verkauf gespeichert wurde.

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Updated on 6. Mai 2025
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