In der ems Auftragsverwaltung ist es möglich, einen Zahlungsplan oder wiederkehrende Rechnungen zu hinterlegen.
Um einen Zahlungsplan zu hinterlegen, klicken Sie im Register “Abrechnung” im Kundenauftrag auf das “Plus-Symbol”.
Im anschliessenden Dialog können Sie alle Einstellungen für den Zahlungsplan vornehmen.
Generelle Einstellungen
Wählen Sie im oberen Bereich die Art der zu erstellenden Rechnungen und die Wiederholungsfrequenz.
Wird das Startdatum (Erste Ausführung) leer gelassen, so wird dies auf Heute gesetzt. Das Enddatum auf Heute + 3 Jahre.
Die Option “vorhandene Einträge löschen” bewirkt, dass vorhandene Einträge, welche noch nicht erstellt wurden, gelöscht werden.
Optionen für die zu erstellende Rechnung:
| Keine Rechnung erstellen | Es wird vom System keine Rechnung automatisiert erstellt. Die Rechnung muss manuell erstellt werden und danach dem Zahlungsplan zugewiesen werden. Diese Funktion wird genutzt, um beispielsweise manuelle Akonto-Rechnungen zu erstellen. |
| Rechnung erstellen zur weiteren Bearbeitung | Die Rechnung wird vom System automatisiert angelegt. Die Rechnung wird jedoch nicht abgeschlossen und kann im Anschluss durch den Benutzer verändert werden. Der Abschluss, das Ausdrucken oder Versenden muss manuell wie bei normalen Rechnungen erfolgen. |
| Rechnung erstellen und Freigabeworkflow starten | Die Rechnung wird vom System automatisiert angelegt aber nicht abgeschlossen. Im Anschluss wird automatisch ein Freigabeworkflow gestartet, um die Freigabe von den entsprechenden Vorgesetzten einzuholen. |
| Rechnung erstellen und abschliessen | Die Rechnung wird vom System automatisiert angelegt und abgeschlossen. Die Rechnung kann im Anschluss nicht mehr verändert werden. Ein Ausdrucken oder Versenden der Rechnung muss jedoch manuell durch den Benutzer erfolgen. |
| Rechnung erstellen und per E-Mail versenden | Die Rechnung wird vom System automatisiert angelegt und abgeschlossen. Die erstellte Rechnung wird im Anschluss automatisiert an den Kunden per E-Mail versendet. Der Versand erfolgt an die im Kundenvertrag angegebene E-Mail-Adresse (muss nicht zwingend mit der Kundenadresse identisch sein). |
Einstellungen zur Erstellung der Rechnung
Es existieren verschiedene Möglichkeiten, um die Rechnung zu generieren.
Falls Sie bereits eine vorhandene Rechnung haben, können Sie die Option “Position aus Vorlage übernehmen” auswählen und danach eine Rechnungsnummer eintragen. Die zweite Option “nur Positionen übernehmen” bestimmt, dass die Kopfdaten aus dem Auftrag übernommen werden, auch wenn die Rechnung zum Beispiel auf einen anderen Kunden lauten würde.
Dies ist nützlich bei Akontozahlungen, welche so kundenübergreifend benutzt werden können.
Als weitere Option haben Sie die Möglichkeit, sowohl Leistungspositionen, Zeiterfassung als auch Material zu übernehmen. Dies kann auf einem Zeitraum begrenzt werden, zum Beispiel 3 Monate rückwärts. Der Zeitraum wird dabei immer vom Ausführungsdatum berücksichtigt.
Im abweichenden Auftragstext und in allen Gruppennamen können Sie folgende dynamischen Textmarken verwenden.
| Textmarke | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| {Month_Year} | Monat und Jahr bezogen auf das Rechnungsdatum | März 2022 |
| {Month_Year+1} | Monat und Jahr bezogen auf das Rechnungsdatum addiert mit einem Monat. | April 2022 |
| {Month_Year-1} | Monat und Jahr bezogen auf das Rechungsdatum subtrahiert mit einem Monat. | Februar 2022 |
| {Month_Year+4} | Monat und Jahr bezogen auf das Rechungsdatum addiert mit vier Monaten. | Juni 2022 |
| {Month_Year-3} | Monat und Jahr bezogen auf das Rechungsdatum subtrahiert mit drei Monaten. | Januar 2022 |
| {Month_Year-4} | Monat und Jahr bezogen auf das Rechungsdatum subtrahiert mit vier Monaten. | Dezember 2021 |
Beispiel 1 für die quartalsweise Rechnungsstellung von Leistungen:
Rechnungsstellung am 5. April 2022, mit Gruppentext “Unsere Leistungen von {Month_Year-4} bis {Month_Year-1} ergibt folgenden Gruppentext in der erstellten Rechnung “Unsere Leistungen vom Januar 2022 bis April 2022. (Dazu muss noch die Option “3 Monat(e) rückwärts” ausgewählt werden).
Beispiel 2 für die monatsweise Rechnungsstellung von Abonementen:
Rechnungsstellung am 31. März 2022, mit Gruppentext “Abonemente für {Month_Year+1}” ergibt folgenden Gruppentext in der erstellten Rechnung “Abonemente für April 2022”. (Dazu muss noch die Option “1 Monat(e) vorwärts” ausgewählt werden und die Abonemente als Servicepositionen eingefügt werden.)