Die Materialerfassung zu einem Kundenauftrag (Serviceauftrag) im ems Web erfolgt über das Register “Material”.
Die Materialerfassung ist verschiedenerweise möglich:
- über die Suche im Artikelkatalog
- über die Auswahl von Favoriten
- über die direkte Materialeingabe
- über die Auslösung von Bestellungen zum Auftrag
Katalogsuche
Die Artikel können über die Suche im Katalog der bereits angelegten Artikel gewählt werden. Dafür klicken Sie auf “Suchen” in der Menüleiste, geben im Suchfeld erste Buchstaben des Artikels ein, wählen die nötigen Artikel und “übernehmen”. “Plus” dient dazu, einen Artikel ohne Mengenangabe zu übernehmen: es wird nur ein Stück von diesem Artikel erfasst, die Anzahl muss nachträglich geändert werden.
Das Artikelanlegen sowie die Artikelverwaltung erfolgt über Warenwirtschaft -> Artikelverwaltung. Mehr dazu finden Sie hier: ems Artikelverwaltung | ems – Help Center
Favoriten
Falls Sie gewisse Artikel, die Sie besonders oft verwenden, zu Ihren Favoriten hinzugefügt haben, können Sie die Artikel auch von Favoriten wählen. Klicken Sie dabei auf das Symbol “Favoriten” in der Menüleiste, geben die nötigen Anzahlen an und beenden mit “Übernehmen”.
Wie die Artikelfavoriten zu hinterlegen, ist hier beschrieben: Artikelfavoriten | ems – Help Center
Direkt Material erfassen
Material kann auch direkt erfasst werden. Dies ist vor allem fürs Material gedacht, welches sich nicht im Artikelstamm befindet (es gibt keinen angelegten Artikel). Für solche Artikel erfolgt dementsprechend auch keine Verrechnung, sondern der Preis muss bei der Verrechnung manuell gesetzt werden. Auch sind keine Auswertungen, etc. möglich.
Für die direkte Materialerfassung sind die Felder die Artikelnummer (für Artikel aus dem Artikelstamm), die Artikelbezeichnung, eventuell eine Bemerkung zum Artikel, Anzahl mit Messeinheit (wird manuell angegeben), Einkaufs- sowie Verkaufspreise auszufüllen.
Beim Erfassen eines Materials nicht aus dem Artikelstamm erscheint die Meldung “Der Artikel mit dem EMS-Code wurde nicht gefunden”, der Artikel bekommt die Artikelnummer 100.
Bestellung auslösen
Falls der nötige Artikel im Lager fehlt, kann dieser im Rahmen des Auftrags bestellt werden. Hierzu klicken Sie auf “Bestellung” in der Menüleiste, finden den gewünschten Lieferanten über die Suche, füllen die nötigen Felder aus (wie Lieferdatum, Kontierungen des Lieferantenauftrags) und klicken auf Speichern.
Danach können im Register Artikel die zu bestellenden Artikel gewählt werden (Artikelsuche- und eingabe wie im Auftrag).
Im Feld “Lieferantennr.” wird die Artikelreferenznummer beim Lieferanten angegeben.
Für eine Bestellung wird ein eigener Beleg angelegt.
Bestellungen können über das Register Abrechnung des Kundenauftrags oder über das Modul Lieferantenaufträge eingesehen werden.
Artikeltext
Der Artikeltext kann direkt im Auftrag sowie im Beleg geändert werden, sofern dieser nicht aus einem Artikel aus den Stammdaten stammt. Die Katalogartikeltexte sind grau markiert und nicht editierbar.
Ein Bearbeiten vom Artikeltext sowie von der Bemerkung ist problemlos möglich, solange die Bestellung oder der Materialbeleg noch nicht abgeschlossen ist.
Kommentare / Bemerkungen zu Artikeln
Für jedes Material, wie auch immer es erfasst wird, kann neben dem Artikeltext auch eine Bemerkung zum Artikel hinzugefügt werden. Diese kann Artikeleigenschaften oder andere Informationen enthalten. Die Bemerkungen werden auch in Belegen angezeigt.
Belege (Materialschein / Bestellung)
Wenn die Artikel aus dem Katalog gewählt oder direkt erfasst werden, wird automatisch ein Beleg (Materialschein) angelegt. Alle weiteren Artikel im selben Auftrag werden zu diesem Materialschein hinzugefügt.
Die Belege (Materialscheine und Bestellungen) können im Register “Abrechnung” sowie im Modul “Lieferantenaufträge” eingesehen und geändert werden, sofern sie nicht abgeschlossen sind (abgeschlossene Belege haben einen grünen Haken nach dem Code).
Zum Abschliessen eines Materialscheins drücken Sie auf das Abschlusssymbol rechts vom Stift-Symbol.
Eine Bestellung wird abgeschlossen, wenn ein Kreditorenbeleg auf der Bestellung verbucht wird: Modul “Kreditorenbuchhaltung” -> Neu -> im Register “Kontierung” die ursprüngliche Bestellungsnummer verlinken.
Alle Änderungen in Belegen (Artikeltext- und bemerkung, Menge) müssen mit Speichern bestätigt werden, sonst werden sie nicht gespeichert!