Diese Anleitung beschreibt den gesamten Freigabeprozess für Zeitgesuche und Zeiterfassungsrapporte.
Zum Freigeben müssen Sie entsprechende Berechtigungen besitzen (Berechtigungen für Mitarbeitende).
Damit Sie über neue Gesuche sowie über die Freigabe von Rapporten durch die Ihnen untergestellten Mitarbeitenden informiert werden, müssen entsprechende Benachrichtigungen aktiviert werden (Benachrichtigungen).
Bei aktivierter Benachrichtigung erhalten Sie ein E-Mail und/oder systeminterne Nachricht über jedes neue Feriengeusch …
… sowie über die Rapportfreigabe durch den Mitarbeitenden.
Schritt 1 (fakultativ) – Zeitgesuche (Feriengesuche) einzeln kontrollieren #
Zeiterfassung → Mitarbeiter bearbeiten → Register Zeitgesuche
Hier ist es möglich, ein Dokument zum Gesuch hinzuzufügen sowie freigegebene Gesuche zu stornieren.
Schritt 2 – Zeitgesuche (Feriengesuche) freigeben / Sammelfreigabe #
Version X2 #
Version X3 #
Fehler beim Freigeben von Zeitgesuchen #
Mögliche Fehlermeldung ist hier beschrieben: Fehlermeldungen bei der Freigabe von Zeitgesuchen
Zum Freigeben beheben Sie den Fehler und geben erneut frei.
Schritt 3 – Zeiterfassung und Entschädigungen freigeben #
Variante 1 – Aktuellen Zeitraum freigeben #
Version X2 #
Zeiterfassung → Freigaben → Zeiterfassungen freigeben
Version X3 #
Zeiterfassung → Zeiterfassung und Entschädigungen freigeben und abschliessen
Die Freigabeliste der Zeiterfassungen ermöglicht:
- die Zeiterfassung als Projektleiter freizugeben;
- die Zeiterfassung als Vorgesetzter freizugeben;
- die Zeiterfassung zurückweisen mit Angabe des Grundes (damit der MItarbeiter die nötigen Korrekturen durchführt)
Die durch den Mitarbeitenden freigegebenen Rapporte enthalten einen grünen Haken (4).
Variante 2 – Beliebigen Zeitraum freigeben #
Mitarbeiterverwaltung → Mitarbeiter bearbeiten → Register Zeiterfassung → Aktiver Erfassungszeitraum von Daten
Den Zeitraum über die DropDown setzen oder manuell (von-bis für Zeit und Spesen) → Speichern
Die 2 Freigabe-Buttons erscheinen, wenn der Mitarbeitende seinen Rapport bereits freigegeben hat. Falls erforderlich (z.B. wenn Sie Änderungen im Rapport ausführen möchten), können Sie seine Freigabe mit dem linken Button zurücknehmen. Mit dem rechten Button schliessen Sie seinen Rapport ab.
Fehler beim Freigeben der Zeiterfassungen #
Mehr über die Fehlermeldungen bei der Freigabe der Zeiterfassung erfahren Sie hier: Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
Zum Freigeben beheben Sie den Fehler und geben erneut den Rapport frei.
Ferien- und Stundenguthaben kontrollieren #
Weitere Anleitungen beschreiben, wie die Ferien- und Stundensaldi zu kontrollieren sind: Stunden- und Feriensaldi (ems Web) und Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)