Ein Vorgesetzten-Visum kann auch gesetzt werden, wenn der Mitarbeitende noch kein Visum gesetzt hat. Dies ermöglicht bei ungeplanten Abwesenheiten, den Rapport abzuschliessen. Ebenfalls wird dies verwendet, sofern der Mitarbeitende keine Datenerfassung selber vornimmt.

Freigabe setzen

Der Zugriff zu der Freigabe der Zeit und Entschädigungen finden Sie auf der Linken Navigationsleiste unter dem Punkt “Freigaben” / “Zeiterfassungen freigeben”.

Zur Freigabe des Rapports wählen Sie den grünen „Haken“. Sie müssen jeden Rapport einzeln freigeben. Das Symbol der Sanduhr (gelber Rahmen) signalisiert Ihnen, dass die Zeiterfassung bereits durch Ihren Mitarbeitenden abgeschlossen wurde.

Zur Kontrolle der Daten haben Sie folgende Möglichkeiten. In der mittleren Spalte finden Sie eine Summierung der eingegeben Werte. Dokumente zu Entschädigungen werden angezeigt, sofern diese gescannt oder fotografiert worden sind. Möchten Sie weitere Informationen ansehen, haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Reports direkt durch das Druckersymbol auf der Mitarbeiter-Zeile auszugeben.

Variante 1: für die Rücknahme des Visum

Im normalen Vorgehen verschwinden alle Mitarbeiter, welche visiert sind. Um die bereits visierten Rapporte wieder anzuzeigen, deaktivieren Sie die Option „Ausblenden von Freigegeben Rapporten“. Danach werden alle Mitarbeiter angezeigt, auch diese, welche bereits rapportiert sind. Bereits freigegebene erkennen Sie am grünen Symbol (gelber Rahmen). Mit dem Symbol auf der rechten Seite können Sie das Visum vom Mitarbeitenden wieder entfernen.

Variante 2: für die Rücknahme des Visum

Öffnen Sie den Mitarbeiter in der normalen Zeiterfassung. Über die Schaltfläche Freigabe… (1) gelangen Sie in die Kurzübersicht über den Mitarbeitenden. In Abhängigkeit zum vorhandenen Status und Ihren Berechtigungen haben Sie die Möglichkeit, das Visum des Vorgesetzten und / oder des Mitarbeitenden zu setzen oder zu entfernen. (2)

Variante 3: Visum-Rücknahme nicht im laufenden Zeitraum

Wenn der Rapport abgeschlossen ist und der aktive Erfassungszeitraum zum nächsten Monat gewechselt hat, ist es für die Rücknahme des Visums erforderlich, zuerst den aktiven Erfassungszeitraum zu wechseln. Dazu öffnen Sie über die Mitarbeiterverwaltung das Profil des Mitarbeitenden, im Register “Zeiterfassung” unter “Aktivem Erfassungszeitraum von Daten” klicken Sie auf das “Stift”-Symbol (1). Hier wird der zu ändernde Zeitraum gewählt (2). Zum Schluss drücken Sie auf “Speichern” (3).

Über drei vertikale Punkte gelangen Sie zum Untermenü, wählen Sie “Freigabe Zeiterfassung” und in der nächsten Maske klicken Sie auf “Abschluss zurücknehmen”.

Über den Punkt “Zeiterfassung bearbeiten” können Sie das Dialogfenster zum Bearbeiten der Zeiterfassung im gesetzten Zeitraum (roter Rahmen) öffnen.

Nach Beenden der Änderungen im gesetzten Zeitraum und dem Freigeben des Rapports muss der Erfassungszeitraum auf den laufenden zurückgesetzt werden.