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Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)

Die Gesetzmässigkeiten sind im Obligationenrecht (OR) aufgeführt.

  • Dauer: Mindestens 4 Ferienwochen. Bis vollendetes 20. Altersjahr des Arbeitnehmers mindestens 5 Ferienwochen. – Art. 329a Absatz 1
  • Bei Ein- oder Austritt während des Jahres wird der Ferienanspruch über die Dauer des Arbeitsverhältnisses berechnet. – Art. 329a Absatz 3
  • Zwei Ferienwochen müssen zusammenhängend beansprucht werden. – Art. 329c Absatz 1
  • Der Arbeitgeber bestimmt den Zeitpunkt der Ferien, nimmt dabei aber Rücksicht auf die Wünsche des Arbeitnehmers. – Art. 329c Absatz 2
  • Ferien dürfen während der Anstellung nicht ausbezahlt werden. – Art. 329d Absatz 2
  • Ferien verfallen am Ende des Jahres nicht. Der Ferienanspruch verjährt erst nach 5 Jahren. – Art. 128 Absatz 3

Weitere Gesetze betreffend Ferien (z.B. Kürzungen) finden Sie im OR.

Es bestehen zwei Möglichkeiten, Zeitansprüche im System zu hinterlegen.

  1. Automatische Anspruchsregelung
  2. Manuell eingetragene Ansprüche

Wir empfehlen Ihnen, immer mit den automatischen Ansprüchen zu arbeiten. Lediglich Korrekturen sollten manuell eingetragen werden.

Automatische Ansprüche

Wie der Name sagt, werden automatische Ansprüche vom System selber berechnet. Die Ansprüche werden in der Zeiterfassung beim Mitarbeitenden hinterlegt.

Die Automatischen Ansprüche werden in der Liste der Ansprüche ebenfalls angezeigt:

Zum Hinterlegen der Jahresanspruchsvorlagen nutzen Sie den Dialog Stundenguthaben unter Zeiterfassung ➜ Systemeinstellungen bearbeiten (Symbol Werkzeuge oben rechts) ➜ Register Stundenguthaben.

  • Anspruchsbezeichnung
  • Saldogruppe: Ferien für Ferienanspruch
  • Wert in Stunden (Ferientage * 100% Arbeitstageslänge)
  • Wiederholung: jährlich für Ferienanspruch
  • Bemerkung zum Anspruch (ist nur hier ersichtlich)

Die Ansprüche werden für 100% Beschäftigung angelegt und automatisch für die Teilzeitarbeit entsprechend runtergerechnet. Beim unterjährigen Eintritt bzw. Austritt wird der automatische Anspruch entsprechend der Dauer des Arbeitsverhältnisses vom System reduziert. Der Auto-Anspruch wird beim Aktivieren für 3 Jahre berechnet und nach Ablauf dieser Frist automatisch verlängert.

WICHTIG! Angelegte Jahresferienansprüche können nicht gelöscht werden! Änderungen der Ansprüche sind nur dann möglich, wenn sie (noch) keinen Mitarbeitern zugeteilt sind, sonst kann dies zu Fehlern in der Ferienerfassung führen!

Aktivierung der automatischen Ferienansprüche

Für neue Mitarbeiterprofile muss der Anspruch beim Setzen des Erfassungsprofils gewählt werden. Der berechnete Anspruch wird automatisch entsprechend dem Arbeitsverhältnis angelegt.

Für bestehende Mitarbeiterprofile kann der Auto-Anspruch angelegt werden, indem ein neues Erfassungsprofil angelegt wird. Auf Plus klicken, ab-Datum setzen, alle vorherigen Daten eingeben und anschliessend den Anspruch von den hinterlegten wählen, aus Speichern klicken.

Anschliessend erscheint der berechnete Anspruch unter Zeitsalden. Ab jetzt müssen nur Korrekturen gemacht werden.

Manuelle Ansprüche

Manuelle Ansprüche können direkt in die Liste eingetragen werden

Bei einer Korrektur müssen vor allem das Datum, die Lohnartgruppe Ferien/Stundensaldo und der Stundenwert angegeben werden.

Als eine Stundensaldo-Korrektur können ausbezahlte Überstunden erfasst werden: der Wert wird mit einem Minus eingetragen und somit werden per dieses Datum angegebene Stunden vom Stundenkonto abgezogen. Im Kommentar kann diese Abschreibung vermerkt werden: Überstunden ausbezahlt / Datum.

Übersichtstabelle Anspruchs-/Korrektureinträge

Sollten die manuellen Ansprüche und Korrekturen massenweise erfolgen, kann dazu die Übersicht verwendet werden, die unter Zeiterfassung ➜ Systemeinstellungen bearbeiten (Symbol Werkzeuge oben rechts) ➜ Register Stundenguthaben ➜ Selektionswahl Persönliche-Ansprüche zu finden ist.

Hier sind alle Einträge zu sehen, die ergänzt (unter der Liste über das Plus-Symbol), mutiert oder gelöscht werden können.

Im Anschluss der Änderungen auf Speichern klicken.

Berechnugsmethode:

Das Gesetz spricht immer von Ferienwochen. Wieviel Ferientagen eine solche Woche entspricht, hängt von dem Arbeitsverhältnis, genauer gesagt der Anzahl von Arbeitstagen pro Arbeitswoche ab.

BEISPIEL
Nehmen wir als Beispiel eine Firma mit 4 Ferienwochen pro Jahr. Ein Mitarbeiter, welcher ganzjährig 5 Tage pro Woche arbeitet, hat einen Anspruch von

4 Ferienwochen * 5 Arbeitstage/Woche = 20 Ferientage
Sollte ein Mitarbeiter während des Jahres eingetreten oder ausgetreten sein, muss der Ferienanspruch laut Schweizer Gesetz über die Dauer des Arbeitsverhältnisses entsprechend berechnet werden. Das Gesetz lässt offen, wie genau die Berechnung stattfinden soll. In der Praxis gibt es 2 Arten:

  • Kaufmännisch: Jeder Monat wird zur Vereinfachung gleich behandelt (30 Tage). Das Jahr hat 360 Tage.
  • Exakt: Die Dauer des Arbeitsverhältnisses in Tagen wird genau gezählt und mit den Gesamttagen des Jahres in Verhältnis gebracht.

ems verwendet bei der Berechnung (seit 2021) nur die exakte Methode
Konkret wäre der Ferienanspruch bei einem Eintritt am 1. April 275 Tage (01.04 bis und mit 31.12) / 365

Im gelb markierten Bereich finden Sie die Berechnung (365 von 365 Tagen im 2023 berechnet).