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Erste Schritte für Anwender

8
  • Mein Start mit ems – Hilfe-Anleitungen im Überblick
  • Grundlegende Bedienung ems Time App
  • Grundlegende Bedienung ems Web
  • Grundlegende Bedienung ems Mobile
  • Zeiterfassung nutzen
    • Zeiterfassungsterminals
  • Benutzerkonto verwalten
    • Benutzerkonto einstellen und verwalten
    • Persönliche Layout Einstellungen
    • Artikelfavoriten

Verwaltung und Einstellungen

14
  • Checklisten anlegen
  • Mitarbeiter und Benutzerverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Benachrichtigungen
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Berechtigungen (Allgemein)
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
    • Authentifizierungen im ems System hinterlegen
  • Systemeinstellungen
    • Mandanten / Multiside
    • QR Code und NFC für ems Mobile
    • Benachrichtigungen
    • Textvorlagen für Benachrichtigungen (E-Mails)
    • Bilder, Logos und Symbole (Icons)
  • Daten importieren und exportieren
    • Exportieren von Daten
    • Importieren von Daten

News, Updates und Technik

27
  • Neues Web-Layout X3
  • Neues System initialisieren und einrichten
  • ems Lizenzierung
  • Zeit- und Datenerfassungsterminals
    • ems Terminals (TT5, MT7)
    • Datafox Terminals
    • Geschützt: Technische Informationen zu Terminals
  • Software Installation
    • ems Timekeeping App (Zeiterfassung) auf dem Smartphone installieren
    • ems Client
    • Geschützt: Präsentationssysteme
    • Infrastruktur Anforderungen für das System
    • ems Installations Tool
    • ems Server Tool konfigurieren
    • ems Mobile auf dem Smartphone
  • Integrationen & Schnittstellen
    • Geschützt: API für RESSIS / ARVIS
    • Anbindung WooCommerce
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • 3CX Telefonanlage
    • Eigenen E-Mail-Server einrichten
    • Schnittstellen
    • Public Webservices
    • Geschützt: API für ems Pos App
    • Geschützt: API für SUGB Inspektionsapp
    • Geschützt: API Zugriff (Rest-Webservice)
    • User-Parameters
    • System-Parameters

Zeiterfassung

40
  • Arbeitszeiterfassung
    • Leistungszeit erfassen und bearbeiten
    • Korrigieren von Zeiten und Spesen, nachfolgende Freigabe
    • Zeiterfassung (ems Web X3.0)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Time App)
    • Zeiten erfassen und bearbeiten (ems Time App)
    • Manuelle Erfassung und Freigabe von Korrekturen (Berechtigungen einstellen)
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeiterfassung (ems Web)
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
    • Zeiten erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Freigabe der eigenen Zeiterfassung (ems Web)
    • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Allgemeine Warn- und Fehlermeldungen
  • Abwesenheitsverwaltung
    • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Time App)
    • Eigene Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
    • Zeitgesuche erfassen (ems Web)
    • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)
    • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)
  • Zuschläge und Überstundenberechnung
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
  • Entschädigungen
    • Korrigieren von Zeiten und Spesen, nachfolgende Freigabe
    • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Time App)
    • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
    • Entschädigungen erfassen (ems Web)
  • Freigeben und Abschliessen
    • Visum-Rücknahme
    • Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
    • Stornieren von freigegebenen Zeitgesuchen
    • Freigabe von Zeitgesuchen
    • Freigabe von Mitarbeiterrapporten
    • Fehlermeldungen bei der Freigabe von Zeitgesuchen
    • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten
    • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Time App)
  • Zeiteinstellungen
    • Zeit-, Lohn- und Entschädigungsarten einstellen
    • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
    • Pausenregelung
    • Sollstunden (Sollstundenpläne / Feiertage)

Kunden- und Adressverwaltung

13
  • Kundenverwaltung
    • Neue Kundenadresse erfassen (ems Web)
    • Kundenadresse kopieren
    • Berechtigungsrollen für Kunden
    • Unterschied von Kundengruppen, Eigenschaften, Berechtigungsrollen und Beziehungen
    • Kundenadressen verwalten
    • Kundennetzwerke
    • Anbindung Mailjet (für Kampagnen)
    • Importieren von Kundendaten
    • 3CX Telefonanlage
  • Lieferantenverwaltung
    • Berechtigungsrollen für Lieferanten
    • Lieferantenadresse erfassen und bearbeiten
    • Lieferantenadresse kopieren
    • Lieferantenadressen verwalten

Auftrag und Verkauf

23
  • Angebotserstellung
    • Angebote erstellen und verwalten
    • Angebotseinstellungen
  • Auftragsverwaltung
    • Bearbeiten eines Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Abschliessen des Kundenauftrags (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Mobile)
    • Leistungen erfassen (ems Mobile)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Mobile)
    • Material erfassen (ems Web)
    • Zahlungsplan (wiederkehrende Rechnungen)
    • Auftragsstatus, Abrechnung, Auftragsabschluss
    • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Neuen Kundenauftrag erfassen
    • Leistungen erfassen (ems Web)
    • Einsatzplanung zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Web)
    • Berechtigungen für Kundenaufträge
    • Verrechnungsarten
    • Checklisten anlegen
  • Kassensystem
    • Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)
  • Marketingkampagnen
    • Marketingkampagnen erstellen
    • Marketingkampagnen verwalten
    • Regeln zu Kampagnen

Einkauf und Logistik

8
  • Artikel- und Produktverwaltung
    • Importieren von Artikelstammdaten und Artikelpreise
    • Artikel anlegen und bearbeiten
    • Artikel verwalten
    • Artikelarten
    • Artikelvarianten
    • Artikelbundles
    • Anbindung WooCommerce
    • Spezial Lebensmittelbeschriftungen

Finanzen und Buchhaltung

6
  • Kreditorenmanagement
    • Kreditoren über E-Mail empfangen
    • Kreditorenrechnungen scannen
  • Debitorenmanagement
    • Rechnungen erfassen
    • Positionen übernehmen
    • Rechnungen löschen oder stornieren
    • Externe Erfassung (andere Software)

Personal und Lohn

6
  • Mitarbeiterverwaltung
    • Benutzerübersicht
    • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
    • Mitarbeiterprofil bearbeiten
    • Mitarbeiteraustritt
    • Berechtigungen für Mitarbeitende
  • Lohnabrechnung
    • Lohnabrechnung einrichten und einstellen

Planung und Ressourcenmanagement

5
  • Personaleinsatzplanung
    • Ansichten der Einsatzplanung (ems Web)
    • Einsatz-Eintrag erstellen
    • Einsatzplanungsübersicht (ems Mobile)
    • Berechtigungen für die Einsatzplanung
    • Planungsgruppen

Dokumentenmanagement und Verwaltung

2
  • Outlook Signatur
  • Dokumente hinzufügen über DragDrop
  • Dokumente
  • Erste Schritte für Anwender
  • Mein Start mit ems – Hilfe-Anleitungen im Überblick
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Mein Start mit ems – Hilfe-Anleitungen im Überblick

Ungefähre Lesedauer: 3 min lesedauer

Hallo, geschätzter ems Benutzer!

Herzlich willkommen bei ems!

Schön, dass Sie da sind. 😊 Damit Ihr Start mit ems möglichst einfach gelingt, möchten wir Sie bei den ersten Schritten begleiten und Ihnen das Kennenlernen von ems erleichtern.

Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten und meistgenutzten Hilfe-Anleitungen. Damit können Sie schnell die passende Unterstützung zu Ihrem Anliegen finden und sich Schritt für Schritt mit den verschiedenen Funktionen von ems vertraut machen.

Wählen Sie einfach das gewünschte Thema aus und starten Sie direkt mit der passenden Anleitung.

1. Unsere Applikationen #

  • ems Web (Grundlegende Bedienung ems Web, Neues Web-Layout X3)
  • ems Time App (Grundlegende Bedienung ems Time App)
  • ems Mobile (Grundlegende Bedienung ems Mobile)
  • ems Server Tool (ems Server Tool, ems Server Tool konfigurieren)
  • ems Client (ems Client)

2. Zeiterfassung #

2.1 am Terminal #

  • Zeiterfassungsterminals
  • Zeit- und Datenerfassungsterminals
  • Datafox Terminals

2.2 über ems Time App #

  • ems Timekeeping App (Zeiterfassung) auf dem Smartphone installieren
  • Zeiten erfassen und bearbeiten (ems Time App)
  • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Time App)
  • Stunden- und Feriensaldi (ems Time App)
  • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Time App)
  • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Time App)

2.3 über ems Web #

  • Zeiterfassung (ems Web X3.0)
  • Zeiterfassung (ems Web)
  • Zeiterfassung und Zeitgesuche über Schnellpanels (ems Web)

Erfassen und bearbeiten #

  • Zeitgesuche erfassen (ems Web)
  • Entschädigungen erfassen (ems Web)
  • Korrigieren von Zeiten und Spesen, nachfolgende Freigabe

Saldi kontrollieren #

  • Stunden- und Feriensaldi (ems Web)

Freigeben #

– Rapporte freigeben #
  • Freigabe der eigenen Zeiterfassung (ems Web)
  • Freigabe von Mitarbeiterrapporten
  • Warn- und Fehlermeldungen bei der Freigabe
  • Visum-Rücknahme
– Zeitgesuche freigeben #
  • Freigabe von Zeitgesuchen
  • Fehlermeldungen bei der Freigabe von Zeitgesuchen
  • Stornieren von freigegebenen Zeitgesuchen
– Freigabeprozess – Allgemein #
  • Zeitgesuche, Zeiten und Entschädigungen freigeben (ems Web) – Anleitung für Vorgesetzten

2.4 über ems Mobile #

  • Freigabe von Zeiterfassungen (ems Mobile)
  • Einsatzplanungsübersicht (ems Mobile)
  • Stunden- und Feriensaldi (ems Mobile)
  • Zeitgesuche erfassen und bearbeiten (ems Mobile)
  • Entschädigungen erfassen und bearbeiten (ems Mobile)

2.5 Kalender, Sollstundenpläne, Zeiteinstellungen, Fehlermeldungen #

  • Zeitguthaben (Ferien, Gleitzeit)
  • Sollstunden (Sollstundenpläne / Feiertage)
  • Zeit-, Lohn- und Entschädigungsarten einstellen
  • Allgemeine Warn- und Fehlermeldungen
  • Manuelle Erfassung und Freigabe von Korrekturen (Berechtigungen einstellen)
  • Pausenregelung

3. Mitarbeiterverwaltung (HR) – Web #

  • Benutzerübersicht
  • Neues Mitarbeiterprofil anlegen
  • Mitarbeiterprofil bearbeiten
  • Authentifizierungen im ems System hinterlegen
  • Berechtigungen für Mitarbeitende
  • Mitarbeiteraustritt

4. Kunden- und Adressverwaltung #

  • Neue Kundenadresse erfassen (ems Web)
  • Kundenadressen verwalten
  • Kundenadresse kopieren
  • Lieferantenadresse erfassen und bearbeiten
  • Lieferantenadresse kopieren
  • Lieferantenadressen verwalten
  • Kundennetzwerke
  • Importieren von Kundendaten

5. Auftragsverwaltung #

5.1 Angebotsverwaltung #

  • Angebote erstellen und verwalten
  • Angebotseinstellungen

5.2 a – Kundenaufträge – ems Web #

  • Neuen Kundenauftrag erfassen
  • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Web)
  • Einsatzplanung zum Kundenauftrag (ems Web)
  • Material erfassen (ems Web)
  • Leistungen erfassen (ems Web)
  • Auftragsstatus, Abrechnung, Auftragsabschluss
  • Leistungszeit erfassen und bearbeiten
  • Checklisten anlegen
  • Verrechnungsarten

5.2 b – Kundenaufträge – ems Mobile #

  • Zeit- und Entschädigungserfassung zum Kundenauftrag (ems Mobile)
  • Checklisten zum Kundenauftrag (ems Mobile)
  • Material erfassen (ems Mobile)
  • Leistungen erfassen (ems Mobile)

5.2 c – Rechnungsstellung – ems Web #

  • Rechnungen erfassen
  • Zahlungsplan (wiederkehrende Rechnungen)

5.3 Kassensystem #

  • Verkaufsaufträge abwickeln (über Tablet – ems Mobile)
  • Anbindung WooCommerce

5.4 Kampagnen #

  • Marketingkampagnen erstellen
  • Marketingkampagnen verwalten
  • Regeln zu Kampagnen

6. Artikel- und Produktverwaltung #

  • Importieren von Artikelstammdaten und Artikelpreise
  • Artikel anlegen und bearbeiten
  • Artikel verwalten
  • Artikelarten
  • Artikelvarianten
  • Artikelbundles
  • Anbindung WooCommerce
  • Spezial Lebensmittelbeschriftungen

7. Systembetreuer #

7.1 Berechtigungen #

  • Berechtigungen (Allgemein)
  • Berechtigungen für Mitarbeitende
  • Berechtigungsrollen für Kunden
  • Berechtigungsrollen für Lieferanten
  • Berechtigungen für Kundenaufträge
  • Benachrichtigungen
  • Unterschied von Kundengruppen, Eigenschaften, Berechtigungsrollen und Beziehungen

7.2 Systemeinstellungen #

  • Textvorlagen für Benachrichtigungen (E-Mails)
  • Bilder, Logos und Symbole (Icons)
Administrator, Interner Benutzer
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Updated on 1. September 2026
Inhaltsübersicht
  • 1. Unsere Applikationen
  • 2. Zeiterfassung
    • 2.1 am Terminal
    • 2.2 über ems Time App
    • 2.3 über ems Web
      • Erfassen und bearbeiten
      • Saldi kontrollieren
      • Freigeben
        • - Rapporte freigeben
        • - Zeitgesuche freigeben
        • - Freigabeprozess - Allgemein
    • 2.4 über ems Mobile
    • 2.5 Kalender, Sollstundenpläne, Zeiteinstellungen, Fehlermeldungen
  • 3. Mitarbeiterverwaltung (HR) - Web
  • 4. Kunden- und Adressverwaltung
  • 5. Auftragsverwaltung
    • 5.1 Angebotsverwaltung
    • 5.2 a - Kundenaufträge - ems Web
    • 5.2 b - Kundenaufträge - ems Mobile
    • 5.2 c - Rechnungsstellung - ems Web
    • 5.3 Kassensystem
    • 5.4 Kampagnen
  • 6. Artikel- und Produktverwaltung
  • 7. Systembetreuer
    • 7.1 Berechtigungen
    • 7.2 Systemeinstellungen

  • Impressum