Viele Unternehmen unterscheiden zwischen den Mitarbeitenden, die nur stempeln dürfen, und denjenigen, die ihre Zeiten manuell erfassen und bearbeiten dürfen.
Früher wurde dafür die Einstellung “stempel” / “frei” im Erfassungsprofil der Zeiterfassung verwendet. Diese Einstellung wird jetzt über die Funktion “Manuelle Erfassung” umgesetzt.
Berechtigungen für manuelles Erfassen und Bearbeiten von Zeiten #
Die Rechte für die freie manuelle Zeiterfassung werden direkt über die Berechtigungen verwaltet. Dadurch kann pro Benutzer oder Berechtigungsrolle individuell festgelegt werden, ob manuelle Änderungen erlaubt sind.
Manuelle Erfassung über die Berechtigungsrolle #
Gruppenweise erfolgt die Aktivierung der manuellen Erfassung über die Berechtigungsrolle (unter den zugeteilten Mitarbeitern → “Manuelle Erfassung” – wessen Zeiterfassungen der Rollenverwalter bearbeiten darf).
Manuelle Erfassung über das Mitarbeiterprofil #
Einzelweise aktvieren Sie die Berechtigung der manuellen Erfassung im Mitarbeiterprofil → Register Zeiterfassung → Berechtigungen für die Zeiterfassung dieses Mitarbeitenden:
- Spalte Mitarbeiter: der Mitarbeiter darf seine Zeiterfaasung selber bearbeiten (manuelle Zieten erfassen, korrigieren sowie löschen);
- Spalte Berechtigugnsrolle: die Rollenverwalter dürfen die Zeiterfassung dieses Mitarbeitenden (wessen Mitarbeiterprofil geöffnet ist) bearbeiten – dieses Häkchen erscheint auch in der Rolle selber
Workflow für Korrekturen von Zeitbuchungen #
In vielen Unternehmen ist es so, dass Mitarbeitende nur Zeiten stempeln dürfen. Falls dennoch eine Korrektur notwendig ist (z. B. fehlende oder falsche Buchungen), kann diese weiterhin erfasst werden. Die Änderung wird jedoch nicht sofort übernommen, sondern muss zuerst freigegeben werden. Somit entfällt die Notwendigkeit, über jede Korrektur umständlich den Vorgesetzten in Kenntnis zu setzen, sondern die Benachrichtigungen erfolgen automatisch.
Das bedeutet konkret:
- Manuelle Einträge, Änderungen oder Löschungen von Zeitbuchungen lösen automatisch einen Freigabeprozess aus.
- Die Korrektur muss zuerst durch eine vorgesetzte Person geprüft und freigegeben werden.
- Optional kann zusätzlich ein zweistufiger Workflow aktiviert werden. In diesem Fall ist eine weitere Freigabe durch die Projektleitung erforderlich.
Standardmässig ist diese Option nicht aktiviert und es werden keine Berechtigungen gesetzt.
